Todo el mundo está de acuerdo en que el correo electrónico se ha convertido rápidamente en el canal de comunicación en masa preferido, tanto para empresas, como para clientes; todas las empresas modernas usan correos electrónicos corporativos para mantenerse en contacto con sus socios comerciales, proveedores, vendedores y clientes, de hecho, con la ayuda de IA y ML, los servicios de correos electrónicos se están volviendo más innovadores y valiosos que nunca.
En los últimos años, también hemos visto un aumento dramático en los correos no deseados, esta situación empeora aún más si usas tu dirección de correo corporativa para registrarse en sitios web o suscribirse a boletines, lo cual es solo un ejemplo sencillo que ilustra lo molestos que pueden ser los mensajes de spam.
Gracias a los spammers de correo electrónico, es posible que en algún momento hayas terminado con una bandeja de entrada llena de correos no deseados que no deseas leer, la mayoría de los algoritmos modernos con capacidades de filtrado de spam pueden identificar hasta el 90 % de estos molestos correos, pero aun así casi un tercio de todos los mensajes circulantes son mensajes basura que pueden tener enlaces o archivos adjuntos maliciosos.
El uso de tu dirección de correo electrónico corporativa para uso personal también puede estar mal visto por la empresa donde laboras; la buena noticia es que puedes tomar medidas para solucionar los problemas de spam y mantener limpia tu bandeja de entrada corporativa.
Sigue leyendo este breve análisis para descubrir cómo detener los correos no deseados.
Consejos para empresas
Antes de entrar en el meollo de la cuestión acerca de cómo lidiar con el spam en tu organización, analicemos algunas de las prácticas generales: primero, debes saber la respuesta a esta pregunta central: ¿qué es el correo electrónico no deseado y cómo puedes prevenirlo?
El correo no deseado o de spam se refiere a correos electrónicos comerciales o promocionales no deseados que normalmente se envían en masa, muchos de estos ofreciendo productos y servicios, pero muchos de estos también de carácter fraudulento, ofreciendo descuentos o promociones falsos que a menudo son «demasiado buenas para ser verdad».
La mejor manera de prevenir el spam es teniendo algo de sentido común, para proteger la bandeja de entrada de tu correo corporativo, ayuda bastante comprender las fuentes comunes de spam y cómo evitarlas, para lo cual puedes seguir este sencillo conjunto de reglas que se describen a continuación, para tener una bandeja de entrada limpia, sin ofertas maliciosas que lleguen a tus filtros:
- Regístrese en sitios web usando direcciones de correo electrónico desechables o usa servicios de correos públicos.
- Use diferentes contraseñas para cada sitio web en el que te registres.
- No hagas clic en enlaces en correos electrónicos de personas que no conoces.
- Intenta eliminar la tentación de hacer clic en todo lo que se presente en tu bandeja de entrada.
- Si estás a cargo del departamento IT, crea cuentas de correo electrónico separadas para cada empleado.
- Configure alertas para correos entrantes que puedan ser spam.
- Capacita a los empleados sobre la importancia de usar la discreción con su correspondencia por correo electrónico, sobre todo al momento de usarla dirección corporativa.
- De ser necesario, puedes crear pautas específicas que dicten el uso de correos corporativos dentro de la empresa.
Una vez aclarado estos puntos, podemos avanzar y aprender cómo detener los correos no deseados de forma permanente:
Autentica tu infraestructura de correos electrónicos
Los protocolos de autenticación de correo electrónico, tales como DMARC, DKIM y SPF son las mejores formas de evitar los spammers de correos, tu departamento de IT puede configurar estas políticas, de esta forma todos los mensajes enviados desde tu dominio serán certificados como correos provenientes de una fuente verificada.
DMARC es la mejor estrategia de autenticación, reduciendo todos los correos electrónicos fraudulentos con la ayuda de SPF (marco de políticas del remitente) y DKIM (claves de identificación de dominio digitales) donde cada uno de estos protocolos funciona en conjunto para garantizar que todos tus correos electrónicos sean auténticos, este sistema también te ayuda a evitar que los actores maliciosos se hagan pasar por tu dominio en línea.
Un dominio sólido autenticado por DMARC es la mejor garantía que puedes ofrecer a tus clientes y socios comerciales con respecto a tu presencia en línea, si bien no detendrás los mensajes de spam entrantes, tendrás la tranquilidad de que los mensajes de spam fraudulentos que usan el buen nombre de tu empresa serán rechazados y bloqueados.
Con DMARC implementado, disminuirás notablemente el riesgo de verte afectado por pérdidas de datos, suplantación de identidad o correos no deseados; EasyDMARC puede ayudarte gracias a nuestro equipo de expertos, un extenso catálogo de herramientas, y soluciones integrales listas para mejorar la seguridad de tu correo electrónico.
Usa filtros antispam y entrénalos adecuadamente
Por lo general, un filtro sólido es la primera línea de defensa contra los correos no deseados, de hecho, la gran mayoría de los proveedores de correos tienen un filtro contra spam que marca los mensajes entrantes como sospechosos, lo que le permite eliminarlos sin leerlos.
En algunos casos, puedes entrenar tus filtros de correo antispam para que este sea más perspicaz e identifique menos mensajes legítimos como correo no deseado y al mismo tiempo sea capaz de mantener el correo no deseado fuera. Puede entrenar los filtros de correo no deseado moviendo los mensajes fraudulentos a la bandeja de spam si estos alguna vez llegasen a tu bandeja de entrada.
También puedes encontrar varios filtros de spam de terceros que puedes instalar en tu computadora o en tu cuenta de correo electrónico, estos productos por lo general, son gratuitos o tienen un período de prueba gratuito y pueden ser bastante efectivos contra los correos no deseados.
Consejos para empleados
Ahora, hablemos de las medidas que pueden tomar tus trabajadores para mantener sus bandejas de entrada limpias y libres de spam, en primer lugar, deben tratar el correo electrónico de su empresa de la misma forma que tratan el sitio web corporativo; tu equipo de trabajo debe evitar suscribirse a boletines u otras ofertas a menos que tenga una buena razón para hacerlo.
También es crucial que los empleados nunca respondan ningún correo que sospechen podría ser una estafa, incluso si parece que proviene de una fuente interna y legítima, cada empleado debe tener presente cómo lidiar con solicitudes inusuales, siendo preferible confirmarlas en persona; en general, las direcciones de correo de la empresa deben limitarse a las comunicaciones relacionadas con el trabajo.
Conservar el correo de la empresa solo para asuntos de trabajo
Esto es más fácil decirlo que ponerlo en práctica, ya que por naturaleza todos tendemos a negar nuestros instintos básicos para aprender cómo dejar de recibir correos no deseados. Los seres humanos tendemos a hacer todo más fácil para nosotros mismos, y es por esta razón que iniciar sesión en la mayoría de los servicios con una sola dirección de correo es una forma segura de acceder a todo lo que necesitamos sin problemas, esto recibe un empuje del ámbito tecnológico, ya que muchos servicios ESP ofrecen la opción de iniciar sesión en servicios como redes sociales y software utilizando nuestras cuentas de correo electrónico.
Google y Facebook están en la cima de los servicios que facilitan este proceso con las opciones de usar inicios de sesión automáticos; como es de esperarse, usar su cuenta de correo corporativa de esta manera no es prudente, principalmente si tu empresa usa Google Workspace. Puede que tome más tiempo, pero en su lugar, es preferible que uses tu correo personal para el manejo de tus redes sociales y para la recepción de boletines y mantengas segura la bandeja de entrada de tu empresa usándola únicamente para comunicaciones profesionales.
Date de baja de boletines innecesarios
Finalmente, para evitar el spam debes darte de baja de los boletines y listas de correo que no te interesan, esto parece fácil de hacer, pero es bastante difícil, ya que la mayoría de los boletines y listas de correo están configurados para que te resulte lo más difícil posible darse de baja de estos.
Encuentra la manera de darse de baja de estos servicios y hazlo lo antes posible; si examinas bien estos mensajes, puedes encontrar un enlace que dice algo similar a «cancelar suscripción» o «administrar suscripción» en algún lugar de los correos electrónicos que recibes de esos boletines, ten en cuenta cualquier servicio que ofrezca una opción de exclusión desafiante, ya que no es de mucha confianza.
Como ya mencionamos, es mejor evitar suscribirse a servicios o boletines de terceros utilizando el correo electrónico de tu trabajo; si es necesario suscribirse a estos servicios, es mejor informar al departamento de IT o asegurarse de que el sitio web ofrezca información legítima y útil para tu línea de trabajo.
Mantén tu correo electrónico de trabajo fuera de las redes sociales
Si publicas la dirección de correo electrónico de tu trabajo en las redes sociales, le estás dando a los spammers y estafadores un pase gratis a tu bandeja de entrada, lo cual puede sonar extraño y contraproducente ya que anula el propósito de dichas redes, pero a la larga es una excelente idea.
Esto es especialmente cierto si tienes una cuenta corporativa con un nombre reconocible, lo cual te da más razón aún para tener cuidado al momento de publicar lo que sea, siempre manteniendo tu correo electrónico corporativo fuera de las redes sociales a menos que sea absolutamente necesario. Las redes sociales son una de las mayores preocupaciones de seguridad para la mayoría de los lugares de trabajo, ya que estas son un excelente punto de entrada para los spammers, razón por la cual no es aconsejable vincular tus perfiles de redes sociales a tu cuenta de correo corporativa, ya que esto les permite a los piratas falsificar, enviar spam o explotar la dirección de correo de tu empresa.
No se trata solo de correo no deseado, también hay otras implicaciones de seguridad, si tu correo electrónico de trabajo está conectado a tus cuentas de redes sociales, los spammers pueden usar esta información para infiltrarse en tus cuentas comerciales y acceder a tu información confidencial; mantener ambos aspectos de tu persona en línea por separado también ayudará a proteger tus cuentas de redes sociales y hará que tu cuenta de correo corporativa sea más segura.
Pensamientos finales
El correo electrónico es el canal más usado para la comunicación empresarial y con propósitos de marketing, por lo cual, dada su importancia, no sorprende que los spammers tengan bajo la mira a múltiples empresas usando campañas de correo maliciosas que buscan robar datos, propagar virus y engañar a las personas para que compren productos que no desean.
Afortunadamente, es fácil evitar el spam en tu bandeja de entrada, solo debes evitar hacer clic en enlaces de correos sospechosos, usar contraseñas diferentes para cada sitio web en el que te registres y entrenar tus filtros de spam para que sean más perspicaces. Siempre puedes autenticar tu infraestructura de correo electrónico también, para lo cual tienes a EasyDMARC para asistirte fácilmente con este proceso y de esta forma todos tus mensajes lleguen a sus destinatarios de manera segura.