23 Wege, wie Sie Ihren Mitarbeitern helfen, IT-Sicherheitsrichtlinien zu befolgen

Damit Sie nicht Opfer eines Hackerangriffs werden, müssen Sie möglichst viele Maßnahmen zum Schutz Ihrer Netzwerke ergreifen. Mitarbeiter können sich bei der Einführung neuer Richtlinien und Verfahren für die IT-Sicherheit oft schwer tun. Es kann vorkommen, dass Ihre Mitarbeiter kein Interesse, keine Zeit, kein technisches Wissen oder einfach keine Lust haben, die Regeln zu befolgen.

Was können Sie also tun, um diese Herausforderungen zu bewältigen, eine reibungslose Einführung neuer IT-Verfahren am Arbeitsplatz zu gewährleisten und bewährte Verfahren zur Datensicherheit zu fördern? Lesen Sie weiter, um mehr über 23 Möglichkeiten zu erfahren, wie Sie Ihren Mitarbeitern helfen können, IT-Sicherheitsrichtlinien zu befolgen!

1. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran

Seien Sie ein Vorbild für Ihre Mitarbeiter. Indem Sie mit gutem Beispiel vorangehen, zeigen Sie Ihrem Team, dass Sie sich an die Cybersicherheitspraktiken Ihres Unternehmens halten, damit Ihre Mitarbeiter dies ebenfalls tun. 

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter bitten, etwas zu tun, was Sie selbst nicht tun möchten oder können, werden sie sich fragen, warum sie es dann überhaupt tun sollen. Gehen Sie daher mit gutem Beispiel voran!

2. Legen Sie Meilensteine fest

Wenn Sie Ihrem Team einen IT-Managementplan mitteilen, verhindern Sie, dass es mit zu vielen Änderungen und Aufgaben auf einmal bombardiert wird. 

Sie sollten nicht nur den Zeitplan für die Umsetzung der neuen Maßnahmen mitteilen, sondern ihnen auch genau erklären, worum es bei den einzelnen Maßnahmen geht und warum sie so wichtig sind. Sie werden feststellen, dass Ihr Team, wenn es versteht, worum es geht und warum, eher bereit ist, den Prozess zu unterstützen, als die Einführung zu behindern.

3. Nutzen Sie Trends

Wenn sich bestimmte Praktiken und Protokolle durchsetzen − wie z. B. DMARC-E-Mail-Einträge für Unternehmen −, ist dies eine gute Gelegenheit, Ihr Unternehmen aufzufordern, sich daran zu halten. Sie werden einen guten Grund dafür vorweisen können, und in Wahrheit ist es generell eine gute Sache, mit den neuesten Standards Schritt zu halten.

4. Erklären Sie, warum IT-Sicherheitsrichtlinien wichtig sind

Begründen Sie bei jeder Maßnahme, die Sie durchführen wollen, warum sie so wichtig ist (so oft wie nötig!). Geben Sie Ihren Mitarbeitern eine klare Begründung, warum ihre Unterstützung erforderlich ist. Es lohnt sich, von Anfang an Zeit und Mühe in die Erläuterung der Maßnahmen zu investieren, um Verzögerungen und Nichteinhaltung zu vermeiden. 

5. Involvieren Sie die Personalabteilung

Schließen Sie sich mit Ihrer Personalabteilung zusammen (lieber früher als später). Fachleute aus der Personalabteilung sind versiert in effektiver Kommunikation und verstehen die Mitarbeiter auf einer tieferen Ebene, so dass sie besser in der Lage sind, mit aufkommenden Gegenargumenten umzugehen.

6. Helfen Sie aktiv mit

Nicht jeder kennt sich mit komplexen IT-Systemen aus. Denken Sie daran, dass das, was einem Fachmann mit IT-Management-Kenntnissen einfach erscheinen mag, für andere wahrscheinlich etwas völlig Neues ist. Indem Sie aktive Hilfe leisten, zeigen Sie Ihren Mitarbeitern genau, wie sie Ihre neuen Richtlinien umsetzen können, und Sie helfen auch denjenigen, die sich vielleicht etwas unsicher fühlen, um Hilfe zu bitten.

7. Achten Sie auf die Wissenslücke

Stellen Sie sicher, dass Ihre IT-Dokumentation in einem leicht verständlichen Stil für nicht-technische Leser verfasst und illustriert ist, mit entsprechenden Vorlagen für IT-Sicherheitsrichtlinien. Auf diese Weise wird jeder in der Lage sein, Ihr Anliegen zu verstehen und zu befolgen, ohne dass ihm ein IT-Jargon in die Quere kommt. Für die meisten Menschen ist VPN bereits eine zu große Hürde!

8. Erklären Sie die Folgen

Ohne ein sicheres IT-Netzwerk besteht die große Gefahr, dass Sie ins Visier von Hackern geraten und ihnen Zugang zu sensiblen Informationen gewähren. Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern offen über das Risiko, das besteht, wenn diese Richtlinien nicht umgesetzt werden und die Dinge schief laufen. Sie können auch konkrete Beispiele anführen, um Ihren Standpunkt zu untermauern! 

9. Belohnen Sie die Einhaltung der Vorschriften

Wer liebt nicht eine gute Belohnung? Finden Sie heraus, welche Art von Belohnung Ihre Mitarbeiter am meisten schätzen würden, und nutzen Sie sie als Anreiz für die Person, die eine bestimmte Sicherheitsmaßnahme am schnellsten umsetzt. Einige Mitarbeiter freuen sich vielleicht über eine zusätzliche Mittagspause, andere über ein oder zwei Gratisgetränke (nach Feierabend, versteht sich).

10. Seien Sie aufmerksam und offen für Fortschritte

Es ist besser, keine Sicherheitsprotokolle zu haben, als solche, die veraltet und unbrauchbar sind. Führen Sie einen Kontrollprozess ein, um die Wirksamkeit der bestehenden Maßnahmen zu überwachen. Wenn sie sich als ineffizient erweisen, sollten Sie nach neuen Sicherheitsmaßnahmen Ausschau halten, durch die Sie sie ersetzen können. Wenn Sie sich nicht an die neuen Gegebenheiten anpassen, werden Sie bald der Vergangenheit angehören.

11. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig 

Nutzen Sie die Vielfalt der verfügbaren Schulungsmethoden, um Ihre Mitarbeiter über die neuen Sicherheitsmaßnahmen zu informieren. Einige der Methoden, die gut funktionieren, sind E-Learning, Workshops, Zoom-Calls, Veranstaltungen und Blogbeiträge. Es ist am besten, diese Schulungsinitiativen regelmäßig und nicht nur einmalig durchzuführen, damit die Mitarbeiter die Informationen behalten.

12. Schulen Sie die Ausbilder

Vergewissern Sie sich, dass derjenige, den Sie mit der Durchführung der Schulungsmaßnahmen beauftragen, mit diesen Sicherheitsmaßnahmen und dem Schulungsmaterial vertraut ist. Ein unerfahrener Ausbilder, der die Richtlinien nicht vollständig versteht, schadet mehr als er nützt und sollte unbedingt vermieden werden.

13. Nutzen Sie den „Wow“-Effekt

Technologie ist ziemlich cool, und es gibt so viele Möglichkeiten, sich diese Vorteile zunutze zu machen, wenn Sie versuchen, Ihre Mitarbeiter mit ins Boot zu holen. Wenn Sie ausgefallene Sicherheitsmethoden wie die Anmeldung per Fingerabdruck und den Schutz der Privatsphäre auf dem Bildschirm einsetzen, werden Ihre Mitarbeiter das sicher cool finden und gerne mitmachen.

14. Bitten Sie um Feedback zu Richtlinien zur Cybersicherheit

Es gibt keinen besseren Weg, die Einführung neuer Verfahren zu erleichtern, als auf die Erfahrungen der Mitarbeiter zu hören und entsprechend zu handeln. Wenn Ihre Mitarbeiter sagen, dass ein bestimmtes Protokoll schwer zu verstehen war, sollten Sie die nächste Maßnahme ausführlicher und in einfacher Sprache erklären.

15. Erstellen Sie einen Plan B

Für den Fall, dass ein Mitarbeiter eine dringende Maßnahme nicht bis zu einem bestimmten Termin umsetzen kann, sollten Sie ein strategisches IT-Managementverfahren einrichten, um zu verhindern, dass der Mitarbeiter außerhalb des Intranets festsitzt. 

16. Beziehen Sie das IT-Management ein

Seien Sie offen mit Ihren CTOs und CISOs! Sie sollten auf jeden Fall über Vorfälle informiert sein, wie z. B. die Nichteinhaltung von Sicherheitsrichtlinien durch einen Großteil der Mitarbeiter. CTOs und CISOs sind auch ihren Vorgesetzten gegenüber rechenschaftspflichtig, und für diese ist es von größter Wichtigkeit, genaue Informationen zu erhalten.

17. Vereinfachen Sie die Umsetzung

Vereinfachen Sie den Prozess so weit wie möglich. Je weniger kompliziert der Prozess ist, desto effizienter wird die Einführung sein. Clevere IT-Manager sollten ihre Protokolle besser konzipieren und nutzen, um die Einführung zu beschleunigen und so nahtlos wie möglich zu gestalten.

18. Seien Sie einfühlsam

Seien Sie verständnisvoll und einfühlsam in Ihrem Ansatz. Für Mitarbeiter außerhalb der IT-Abteilung sind Dinge wie die 5 wichtigsten Datensicherheitsprotokolle nicht leicht zu verstehen. Ihre Mitarbeiter werden es zu schätzen wissen, wenn Sie ihnen zeigen, dass Sie Verständnis für die Unannehmlichkeiten haben, denen sie ausgesetzt sind (auch wenn diese manchmal nur gering sind).

19. Achten Sie auf die Nachzügler

Es ist nur natürlich, dass ein kleiner Teil Ihrer Belegschaft bei der Umsetzung Ihrer neuen Sicherheitsprotokolle auf Schwierigkeiten stößt. Führen Sie respektvolle und konstruktive Gespräche mit ihnen, um Problembereiche zu besprechen und so viel Hilfe wie möglich anzubieten.

20. Pflegen Sie Ihre Dokumentation

Genaue und aktualisierte Aufzeichnungen über Ihre Sicherheitsprotokolle zu führen, ist aus vielen Gründen sehr wichtig. Einer der häufigsten Gründe ist, wenn jemand neu zum IT-Team stößt und sich so schnell wie möglich mit den bestehenden Verfahren vertraut machen muss. Ein Beispiel für Aufzeichnungen, die archiviert werden sollten, sind Beispiele für Cybersicherheitsrichtlinien, die umgesetzt wurden. Gehen Sie lieber auf Nummer sicher, denn ungenaue Aufzeichnungen können Sie in Schwierigkeiten bringen!

21. Denken Sie an die Benutzererfahrung

Planen Sie bei der Einführung neuer Sicherheitsrichtlinien von Anfang an jeden Schritt des Umsetzungsprozesses. Dies wirkt Wunder, um sicherzustellen, dass es zu keinen unnötigen Verzögerungen oder Hindernissen kommt.

22. Lassen Sie die Marketingabteilung für Sie arbeiten

Bei der Einführung neuer Sicherheitsprotokolle kann es sehr nützlich sein, das Marketingteam Ihres Unternehmens an Bord zu haben, um Ihren Mitarbeitern die Idee zu „verkaufen“. Oftmals profitieren die Marketingteams am meisten von neuen Upgrades und Tools, die ihnen zur Verfügung stehen. Sie sind gerne bereit zu helfen, wenn sie etwas davon haben!

23. Nutzen Sie die Online-Hilfe

Um den Prozess sowohl für Ihr IT-Team als auch für Ihre Mitarbeiter zu verbessern, sollten Sie relevante, aktuelle und leicht zugängliche Online-Inhalte erstellen, die ihnen bei der Bewältigung aller Probleme helfen, auf die sie stoßen könnten. Indem Sie die Kunst beherrschen, alle Bereiche abzudecken, helfen Sie Ihren Kollegen, sich selbst zu helfen, was letztendlich auch Ihr Leben einfacher macht.

Sind Sie bereit, Ihre Richtlinien zur Cybersicherheit einzuführen?

Das waren unsere 23 praktischen und einfachen Methoden, um Ihre Mitarbeiter bei der Einhaltung von IT-Sicherheitsrichtlinien zu unterstützen. Mit diesen Maßnahmen sind IT-Manager auf dem richtigen Weg, IT-Richtlinien für große und kleine Unternehmen zu meistern!

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