23 formas diferentes para ayudar a tus empleados a seguir las políticas de seguridad de IT

La clave para garantizar que no seas una víctima más de una filtración de datos es implementar la mayor cantidad de medidas posibles para proteger sus redes, sin embargo, hacer que tus empleados implementen y sigan estas nuevas políticas y procesos de seguridad puede resultar engorroso; por ejemplo, puedes enfrentar situaciones donde tus empleados muestren una severa falta de interés, tiempo, conocimiento técnico o simplemente, desdén por seguir estas normas.

¿Qué podemos hacer para combatir estos desafíos, y garantizar una implementación fluida de los nuevos procedimientos de seguridad en la empresa mientras facilitamos las mejores prácticas de seguridad de datos? Sigue leyendo este blog y obtendrás información sobre 23 formas diversas para ayudar a tus empleados a seguir las políticas de seguridad diseñadas por el departamento IT.

1. Lidera con el ejemplo

Si eres la cabeza de la empresa, debes ser un modelo a seguir para tus empleados, si predicas con ejemplo, le estás demostrando a tu equipo que cumples con las prácticas de seguridad cibernética de la empresa, lo que no les da ninguna razón para no hacerlo.

Si les pides a tus empleados que hagan algo que no te sientes cómodo haciendo tú mismo o que simplemente no estás dispuesto a hacer, esto hará que tu equipo se pregunte por qué deberían hacerlo en primer lugar, es mejor que des el ejemplo y los demás sigan tu liderazgo. 

2. Establece hitos

Comunicar un plan de gestión IT a tu equipo evitará que estos se vean bombardeados con demasiados cambios y tareas que asumir al mismo tiempo.

Además de comunicar un cronograma para la implementación de las nuevas medidas, hazle saber a tu equipo exactamente de qué se trata cada medida y su importancia, de esta forma descubrirás que, si tu equipo comprende lo que está sucediendo y por qué, estará más inclinado a apoyar el proceso en lugar de obstaculizar su implementación.

3. Aprovecha las tendencias

Cuando ciertas prácticas y protocolos se adoptan de forma amplia, tal como los registros DMARC para empresas, esto actúa como una oportunidad para solicitar que su empresa cumpla con estos requerimientos, lo cual ofrecerá la mejor razón para su adopción y permitirá ilustrarle al equipo porque es necesario estar al día con los últimos estándares tecnológicos.

4. Explica por qué las políticas de seguridad de IT son importantes

Para cada medida que busques implementar, asegúrate de explicar por qué importante apegarse a este nuevo lineamiento, hazlo tantas veces como sea necesario, así le darás a tus empleados una razón clara de por qué se requiere su apoyo. Vale la pena dedicar el tiempo y esfuerzo a explicar las medidas desde el principio para así evitar retrasos e incumplimientos.

5. Convierte tus nuevas políticas en una cuestión de recursos humanos

Para la implementación de políticas de seguridad siempre puedes buscar el apoyo de tu departamento de recursos humanos (hazlo más temprano que tarde). Los profesionales de recursos humanos son expertos en comunicación efectiva, y ayudan en la mejora de la cultura de la empresa, así como a la mejor comprensión de los empleados en un nivel más profundo, lo que los prepara mejor para manejar cualquier contraargumento que pueda surgir.

6. Ofrece ayuda activa

No todo el mundo conoce (o entiende) los sistemas IT más complejos, recuerda que lo que puede parecer simple para un profesional con habilidades de administración, probablemente sea una experiencia totalmente indescifrable para otros. Si ofreces ayuda activa, le estarás mostrando a tus empleados cómo implementar exactamente sus nuevas políticas, e incluso ayudarás a aquellos que se sientan inseguros a solicitar ayuda.

7. Cuidado con la brecha de conocimiento

Asegúrate de que tu documentación IT esté escrita e ilustrada en un estilo fácil de entender para lectores sin proeza técnica, con plantillas que detallen las políticas de seguridad IT relevantes. De esta manera, todos podrán comprender y cumplir con tu solicitud sin que se interponga la barrera del lenguaje técnico, ten la certeza que para mucha gente entender lo que es un VPN ya de por si resulta complejo. 

8. Explica las consecuencias de no apegarte a las políticas

Si no tienes una red IT segura, corres el riesgo de ser atacado por piratas informáticos, dándoles acceso abierto a tu información confidencial, razón por la cual es importante ser abierto con tus empleados sobre todo lo que está en riesgo si no se implementan debidamente estas políticas de seguridad y se enfrentan a algún problema, ten presente que puedes hacer que este punto sea más asertivo si usas algún ejemplo, tal como un escenario hipotético en el que se describan causas, responsabilidades y penalizaciones. 

9. Premia el cumplimiento de las políticas de seguridad

¿Quién no ama una buena recompensa? Averigua qué tipo de recompensa apreciarían tus empleados y úsalo como incentivo para que el personal o equipo que implemente de forma más rápida y eficiente las medidas de seguridad; algunos empleados pueden apreciar una hora extra para almorzar, mientras que a otros les encantaría una ronda de bebidas gratis (fuera del horario, por supuesto).

10. Mantente consciente y abierto a los avances

Es mejor no tener ningún protocolo de seguridad implementado a tener un protocolo obsoleto e inútil, por lo que es necesario establecer un proceso de control para monitorear la efectividad de las medidas implementadas. Si estas resultan ineficientes, debes estar atento a la implementación de nuevas medidas de seguridad para reemplazar las políticas inoperantes; es importante aprender a lidiar con la evolución tecnológica y mantener actualizado, ya que tu empresa corre el riesgo de unirse a los fantasmas de las empresas del pasado si no se mantiene al corriente.

11. Capacita, capacita y capacita

Utiliza la amplia variedad de métodos de capacitación disponibles para educar a tus empleados sobre las nuevas medidas de seguridad, los mejores métodos para comunicar estas nuevas políticas son el aprendizaje electrónico, los talleres presenciales, las llamadas de Zoom, los eventos, y publicaciones de blog; siempre resulta mejor facilitar estas iniciativas de capacitación con regularidad en lugar de una sola vez, de esta manera ayudas a los empleados a retener la información.

12. Forma al formador

Asegúrate de que la persona que este designada para facilitar las iniciativas de capacitación esté bien versada en el tema, es necesario que sepa todo lo referente las medidas de seguridad que se aplican en la empresa y que trabaje con material actualizado sobre el tópico en el cual está entrenando a su personal; un entrenador sin experiencia que no comprenda las políticas de seguridad al 100% hará más daño que bien y es algo que quieres evitar a toda costa.

13. Usa el efecto “wow”

La tecnología es genial y hay muchas formas de aprovecharla cuando intentas hacer que tus empleados participen en su uso; el uso de métodos de seguridad vanguardistas, tales como los inicios de sesión con huellas dactilares y el uso de filtros de privacidad para sus pantallas, hará que tus empleados se emocionen por el uso de estas nuevas tecnologías y lo encontrarán genial y fácil de cumplir.

14. Solicita feedback sobre las políticas de seguridad cibernética

No hay mejor manera de mejorar la implementación de nuevas políticas de seguridad, que escuchar las experiencias de tus empleados y actuar en base a lo que opinan al respecto; si estos afirman que un protocolo específico ha sido difícil de entender, es necesario dar prioridad a las explicaciones pertinentes de cómo funciona dicha medida con más detalle y en un lenguaje más sencillo.

15. Ten un plan de respaldo

En caso de incumplimiento o incapacidad de un empleado para llevar a cabo alguna medida de seguridad dentro de un plazo específico que sea urgente, es preferible asegurarte de contar con un proceso de gestión estratégica por parte del departamento de IT para evitar que este empleado se quede varado fuera de la intranet de la empresa.

16. Involucra la gestión de IT 

Es necesario ser tan abierto como sea posible con tus CTO y CISO, estos deben estar al tanto de todas instancias que sean necesarias para el funcionamiento de la empresa, sobre todo si la mayoría de los empleados no cumplen con la implementación de las políticas de seguridad. Los CTO y CISO también son responsables ante sus supervisores, a quienes deben entregar en todo momento información precisa.

17. Refuerza el camino más fácil

Simplifica los procesos de seguridad tanto como te sea posible, ya que cuanto menos complicado sea el proceso, más ágil será su implementación. Los administradores de IT inteligentes deben abocarse a usar un diseño simplificado y herramientas para tus protocolos con el fin de acelerar la implementación y hacerla lo más fluida posible.

18. Se empático

Te recomendamos ser tan empático y comprensivo como te sea posible en tu enfoque de seguridad, para el personal fuera del equipo IT, cierto tipo de aspectos tales como los 5 protocolos principales de seguridad usado en tu empresa no es algo fácil de comprender, por lo que tus empleados apreciarán los esfuerzos que hagas para demostrar que comprendes sus inconvenientes, incluso si estos son leves.

19. Dale un vistazo a los rezagados

Es natural que una pequeña parte de tu fuerza laboral enfrente algunos desafíos al momento de implementar los nuevos protocolos de seguridad. Te recomendamos mantener conversaciones respetuosas y constructivas con estos para repasar las áreas que les resultan problemáticas y ofrecer toda la ayuda posible para una mejor implementación.

20. Conserva tu documentación

Mantener registros precisos y actualizados de tus protocolos de seguridad es muy importante por múltiples razones, una de las más comunes es que si alguien nuevo se une al equipo IT y necesita ponerse al día con los procesos lo antes posible, tus respaldos pueden agilizar el proceso. Un ejemplo de registros que deben permanecer archivados son las políticas de seguridad cibernética pasadas y los ejemplos de lo que se ha implementado; siempre es mejor prevenir que lamentar, ya que los registros inexactos pueden dejarte en un lugar incomodo en caso de auditorías.

21. Piensa en la experiencia del usuario

Planifica cada paso del proceso de implementación de tus protocolos de seguridad desde el principio, siempre ten presente la manera en la que los usuarios interactúan con tus sistemas, esto funciona de maravilla para garantizar que estos se apeguen al cumplimiento del proceso sin demoras u obstáculos innecesarios.

22. Haz que el equipo de marketing lo venda por ti

Tener el equipo de marketing de tu empresa a bordo para ayudarte a “vender” la idea a tus empleados es muy útil a la hora de implementar nuevos protocolos de seguridad. Ten presente que este equipo también puede beneficiarse ampliamente de las nuevas actualizaciones y herramientas que estarán a su disposición, lo cual les dará la excusa perfecta para estar más que dispuestos a participar, si hay un beneficio para ellos de por medio. 

23. Asegúrate de dominar la ayuda en línea

Para mejorar el proceso de implementación, tanto para ti, como para tu equipo, puedes crear contenido en línea relevante, actualizado y de fácil acceso que les ayude a navegar a través de múltiples tópicos, sobre todo si deben resolver cualquier problema que puedan encontrar. Al dominar el arte de cubrir todas tus bases de esta forma, ayudarás a tus compañeros de trabajo a ayudarse a sí mismos, haciendo tu vida más fácil eventualmente.

¿Está listo para implementar nuevas políticas de seguridad cibernética?

Aquí las tienes: 23 métodos prácticos y fáciles para ayudar a tus empleados a cumplir con las políticas de seguridad diseñadas por tu equipo IT. Con estas medidas implementadas, los administradores de IT están en el camino correcto para dominar las políticas de seguridad, tanto en empresas grandes, como en pequeñas industrias.

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