Warum Ihr Unternehmen eine Richtlinie zur E-Mail-Sicherheit braucht

Die meisten Unternehmen sind bei der Kommunikation mit Mitarbeitern, Lieferanten und Kunden auf E-Mails angewiesen. Aus diesem Grund zielen Cyberkriminelle mit verschiedenen Ransomware- und Phishing-Kampagnen weiterhin auf E-Mails ab. Das Ziel? Der Diebstahl vertraulicher Informationen, die Gefährdung von Netzwerken und die Ausnutzung von Schwachstellen für finanzielle und andere Zwecke.

Während der COVID-19-Pandemie meldeten Forscher einen Anstieg der Phishing-Websites um 350 %. Laut dem Cisco Cybersecurity Threat Trend Report 2021 hat in rund 86 % der Unternehmen mindestens eine Person auf einen Phishing-Link geklickt. Der Bericht behauptet auch, dass Phishing für 90 % aller Datenverletzungen verantwortlich ist. Unternehmen brauchen eine solide E-Mail-Sicherheitsrichtlinie, um Cyberangriffe abzuwehren, Bedrohungen zu verhindern und sensible Daten zu schützen.

Aber wie können E-Mail-Richtlinien in der Praxis zur Sicherheit beitragen? Lesen Sie weiter, um zu erfahren, was eine E-Mail-Sicherheitsrichtlinie ist und warum Ihr Unternehmen sie braucht.

Was ist eine E-Mail-Sicherheitsrichtlinie?

Eine E-Mail-Richtlinie im Bereich der Cybersicherheit ist eine strategische Richtlinie, die eine Organisation einführt, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter ihre E-Mail-Konten im Einklang mit den Cybersicherheitsmaßnahmen nutzen. Diese Richtlinie variiert zwar je nach Unternehmen, aber es gibt einige Standardbedingungen.

Mit einer wirksamen E-Mail-Sicherheitsrichtlinie sind sich die Mitarbeiter ihrer Verantwortung bei der Nutzung der E-Mails des Unternehmens bewusst. Darin wird aufgezeigt, was sie tun dürfen und was nicht, und diese Regeln müssen vereinbart werden. Auf diese Weise können Sie einen Mitarbeiter bei Verstößen gegen die Vereinbarung zur Rechenschaft ziehen.

Eine gute Sicherheitsrichtlinie sollte ein wesentlicher Bestandteil Ihres Cybersicherheitsplans sein. Selbst wenn ein Mitarbeiter mit E-Mail und Top-Anbietern wie Office 365 vertraut ist, verringert eine strenge Richtlinie für den Umgang mit vertraulichen Informationen die Risiken einer kompromittierten E-Mail und deren Auswirkungen auf die Geschäftskontinuität.

Was beinhaltet eine E-Mail-Sicherheitsrichtlinie?

Die Ziele eines Unternehmens sind unterschiedlich, so dass es keine einheitliche E-Mail-Richtlinie für alle gibt. Einige allgemeine Begriffe sollten jedoch in die E-Mail-Sicherheitsrichtlinien eines jeden Unternehmens aufgenommen werden.

Geltungsbereich: Definiert den Wirkungsbereich des Richtliniendokuments.

Definitionen: Definiert alle Begriffe, Konzepte und Abkürzungen eindeutig, um Verwirrung zu vermeiden.

Komponenten der Richtlinie:

  • Angemessene und unangemessene Nutzung: Welche Nutzung der Firmen-E-Mail wird als akzeptabel angesehen. Dabei kann es sich um alltägliche arbeitsbezogene Kommunikation, die Anmeldung bei Newslettern und arbeitsplatznahen Plattformen usw. handeln.
  • Persönliche Nutzung: Wie streng die Richtlinie ist, hängt vom jeweiligen Unternehmen ab. Die meisten verbieten die persönliche Kommunikation über die geschäftliche E-Mail-Adresse vollständig. Andere erlauben vielleicht die Anmeldung zu Kursen, das Herunterladen von E-Books oder Gespräche mit Freunden und Familie. In jedem Fall sollte das Unternehmen bedenken, dass jede Kommunikation nach außen zu einer Bedrohung werden kann.
  • Passwortschutz: In diesem Abschnitt werden die akzeptierten Anforderungen an die Passworthygiene festgelegt – Länge, Änderungshäufigkeit, Stärke usw.
  • E-Mail-Signatur: Die meisten Unternehmen, insbesondere solche mit einheitlichem Branding, die nach außen kommunizieren, verlangen eine einheitliche E-Mail-Signatur. Die angezeigten Informationen und die Anforderungen an das Logo werden in der Regel in diesem Abschnitt erwähnt.

Vertraulichkeit: Hervorhebung des Umgangs mit sensiblen Informationen in Unternehmens-E-Mails, z. B. Weiterleitung von E-Mails, Offenlegungen usw.

Aufbewahrung: Legt den Zeitraum fest, für den die Mitarbeiter E-Mails aufbewahren müssen.

Anhänge: E-Mail-Anhänge sind der einfachste Weg, um Malware und Viren in das Unternehmensnetzwerk einzuschleusen. In diesem Abschnitt wird erläutert, welche Arten und Größen von Anhängen die Mitarbeiter herunterladen können. Es ist auch nützlich, über verdächtige Anhänge zu sprechen und darüber, wie man mit ihnen umgeht.

Disziplinarmaßnahmen: In diesem Teil werden die Bedingungen festgelegt, unter denen gegen Mitarbeiter disziplinarische Maßnahmen ergriffen werden können.

Vor- und Nachteile einer E-Mail-Sicherheitsrichtlinie

Eine E-Mail-Richtlinie im Bereich der Cybersicherheit ist ein offizielles Dokument eines Unternehmens, in dem die zulässige Nutzung des E-Mail-Systems Ihres Unternehmens festgelegt ist. Wenn Sie sich fragen, warum eine effektive E-Mail-Sicherheitsrichtlinie so wichtig ist, finden Sie hier vier Gründe:

Schützt Ihre Organisation vor Haftungsrisiken

Wenn ein Mitarbeiter diese Richtlinie liest und unterzeichnet, übernimmt er die Verantwortung für Schäden, die durch unsachgemäßen Umgang mit E-Mails entstehen.

Reduziert Ablenkungen am Arbeitsplatz

Wenn ein E-Mail-System für nicht-berufliche Zwecke genutzt wird, lenkt dies die Mitarbeiter ab und verringert so die Effizienz und Produktivität. Wenn eine E-Mail-Richtlinie die nicht-berufliche Nutzung von E-Mails verbietet, können sich die Mitarbeiter auf arbeitsbezogene Themen konzentrieren, anstatt persönliche E-Mails zu versenden.

Verbessert das professionelle Image und den Ruf Ihrer Organisation

Sie können geeignete Inhalte für alle geschäftlichen E-Mails vorgeben. Dadurch wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter E-Mails unter Verwendung der Unternehmensvorlagen versenden und Signaturen einrichten. Dies trägt auch dazu bei, die Legitimität und Professionalität des Unternehmens in den Augen von Kunden und Partnern sicherzustellen.

E-Mail-Sicherheitsrichtlinien können zwar ein fantastisches Instrument sein, um Ordnung in die Kundenkommunikation zu bringen, sie können aber auch einige negative Aspekte haben.

Das Einrichten einer E-Mail-Sicherheitsrichtlinie kann entmutigend sein

Voraussetzung für eine erfolgreiche Richtlinie ist eine gute Planung. Unternehmen, die keine Kenntnisse über E-Mail-Sicherheitsrichtlinien haben, werden es schwer haben, eine wirksame Richtlinie zu entwickeln.

Es gibt immer noch den Faktor Mensch

Die Richtlinie regelt die Handlungen der Mitarbeiter, um Fehler zu vermeiden. Ohne geeignete Durchsetzungsmechanismen können das gesamte Dokument und die damit verbundenen Bemühungen nutzlos werden.

Sie brauchen eine E-Mail-Sicherheitsrichtlinie: Hier ist der Grund

Mehr als 90 % der Unternehmen kommunizieren per E-Mail, so dass Cyberangreifer dieses Medium häufig nutzen, um Systeme und Netzwerkressourcen zu kompromittieren. Der Mensch ist das schwächste Glied in der Sicherheitskette, daher muss er gewarnt werden.

Implementieren Sie eine Sicherheitsrichtlinie, die die besten Praktiken für Cybersicherheit und E-Mail-Sicherheit durchsetzt. Dies trägt wesentlich dazu bei, Ihr Unternehmen zu schützen, Ransomware- oder Phishing-Angriffe zu verhindern und die Compliance der Mitarbeiter zu gewährleisten.

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