Por qué razón tu empresa necesita una política de seguridad para salvaguardar tu correo electrónico

La mayoría de las empresas y organizaciones con presencia en la red confían en el correo electrónico para comunicarse con sus empleados, proveedores y clientes, razón por la cual los piratas informáticos continúan atacando este medio de comunicación con múltiples intentos de ransomware y phishing. ¿La meta de estos actores maliciosos? Robar información confidencial, comprometer redes y explotar las vulnerabilidades de cualquier sistema con el fin de obtener jugosas compensaciones financieras y reputación.

Durante la pandemia de COVID-19, los investigadores dedicados a la seguridad en línea detectaron un aumento de al menos 350% en los ataques de sitios web de phishing; según el Informe Sobre Tendencias y Amenazas a la Seguridad Cibernética emitido por Cisco en el año 2021, al menos una persona hizo clic en un enlace de phishing dentro de al menos 86% de las empresas u organizaciones establecidas; dicho informe también afirma que el phishing representa aproximadamente el 90% de la causas de todas las filtraciones de datos acontecidas en ese año. Es por esto que las empresas necesitan una política sólida de seguridad para sus infraestructuras de correo electrónico, y así poder contrarrestar ataques cibernéticos, prevenir amenazas y mantener seguros datos confidenciales.

Pero, ¿cómo pueden asistir las políticas de correo electrónico a la seguridad de la empresa en términos prácticos? Sigue leyendo este blog para saber todo lo que necesitas sobre políticas de seguridad para los correos electrónicos y por qué tu empresa necesita este tipo de plan.

¿Qué es la política de seguridad para los correos electrónicos?

Las políticas de seguridad cibernética para correos electrónicos son una serie de directivas estratégicas que implementa una empresa u organización para garantizar que sus empleados usen sus cuentas de correo de acuerdo a una serie de medidas de seguridad en línea específicas; es una política que varía según la organización, pero aún así existen algunos términos que son prácticas comunes en todas estas.

Al implementar una política de seguridad de correo electrónico eficaz, sus empleados pueden aprender a ser conscientes de sus responsabilidades, y a utilizar el correo electrónico de la empresa de manera más eficiente. Estas políticas de seguridad indican lo que lo que pueden y no pueden hacer con el correo laboral, por lo que es importante discutir estas normas y recordarlas constantemente a todo tu personal, ya que una vez que sea aprobada esta normativa de uso, la empresa puede responsabilizar a cualquier empleado por cualquier violación de estas reglas.

La implementación de una buena política de seguridad debe ser un componente vital de tu plan de seguridad cibernética; incluso si tus empleados están familiarizados con la infraestructura de correo de la empresa y con los principales proveedores de buzones como Office 365, tener una política estricta que guíe el manejo de la información confidencial, reduce los riesgos de tener que lidiar con correos comprometidos y el impacto que estos tienen en la continuidad del negocio.

¿Qué es lo que debe incluirse en una política de seguridad de correos electrónicos?

Como ya hemos mencionado, los objetivos de todas las empresas y organizaciones difieren una de otra, por lo que no existe tal cosa como una política de seguridad para correos electrónicos a la medida que se ajuste a todos los requerimientos; sin embargo, existen algunos términos generales que deben incluirse en toda política de seguridad de correo sin importar el tamaño de la empresa.

Alcance: el alcance define el rango de impacto de las políticas a aplicar.

Definiciones: son el grupo de conceptos que definen claramente todos los términos y acrónimos a usar en la normativa para evitar confusiones.

Componentes principales de cualquier política de seguridad:

  • Uso apropiado e inapropiado: Aquí se define cual es el uso aceptable del correo electrónico de la empresa, puede quedar establecido que su uso es solo para la comunicación diaria relacionada con el trabajo, o para suscribirse a boletines y plataformas adyacentes al trabajo.
  • Uso personal: La implementación de una rigurosa póliza de uso personal para el correo de la empresa depende totalmente de la empresa. La mayoría de las organizaciones prohíben estrictamente cualquier tipo de comunicación personal a través del correo laboral, otros permiten su uso para inscribirse en cursos, descargar libros electrónicos o hablar con amigos y familiares; en cualquier caso, la empresa es la que debe tener en cuenta que cualquier comunicación con el exterior tiene el potencial de convertirse en una amenaza.
  • Protección de contraseñas: Esta sección establece los requisitos necesarios para garantizar la higiene de contraseñas más apropiada: longitud de la clave de acceso, frecuencia de cambio, fortaleza, etc.
  • Firma del correo electrónico: La mayoría de las empresas y organizaciones, especialmente aquellas con una marca consolidada, y que necesita mantener continuas comunicaciones externas, requieren una firma uniforme en cada correo que emiten. La información que se muestra en esta firma y los requisitos de diseño del logotipo de la empresa generalmente son mencionados en esta sección.

Confidencialidad: Aquí destaca el manejo de información de índole delicada o confidencial en los correos de la empresa, tales como el reenvío de correos con información clasificada, o cualquier otro tipo de divulgaciones, etc.

Retención: En este componente se define el período requerido para conservar los correos electrónicos por parte de los empleados.

Archivos adjuntos: Si sabes las bases de una buena seguridad cibernética, entonces estás consciente de que los archivos adjuntos son la forma más fácil de introducir malware y virus en las redes de la empresa. En esta sección explica qué tipos de archivos adjuntos pueden descargar los empleados y cuál es el tamaño máximo de estos; también es útil hablar sobre archivos adjuntos sospechosos y cómo lidiar con estos.

Acción Disciplinaria: Aquí se define las condiciones bajo las cuales el empleado puede estar sujeto a acción disciplinaria de incumplir con la normativa.

Pros y contras de implementar políticas de seguridad para tus correos electrónicos

Una política de correo electrónico en el ámbito de la seguridad cibernética es un documento oficial emitido por una empresa que detalla cuáles son los parámetros de uso aceptable del sistema de correo electrónico interno de la organización, si aún te preguntas por qué una política de seguridad de correo electrónico es crucial, aquí te lo ilustramos con cuatro razones:

Proteges tu organización contra responsabilidades de terceros

Cuando un empleado lee y firma la política de seguridad, asume la responsabilidad por cualquier daño causado por el manejo inadecuado de su buzón de correo electrónico.

Reduce las distracciones en el lugar de trabajo

Cuando un sistema de correo electrónico se utiliza por motivos no profesionales, tiende a crear distracciones a los empleados, lo cual reduce la eficiencia y la productividad de estos. Si la política de correo prohíbe el uso del correo electrónico por motivos personales, los empleados pueden concentrarse más en todo lo que esté relacionado a su trabajo en lugar de enviar mensajes personales o procrastinar leyendo correos externos.

Mejora la imagen profesional y la reputación de tu organización

Una vez que delineas el contenido apropiado para cualquier correo electrónico comercial, puedes garantizar que tus empleados solo enviaran mensajes de correos usando las plantillas de la empresa, así como las firmas establecidas para cada tipo de correo, esto también ayuda a establecer legitimidad comercial y la profesionalidad ante los ojos de tus clientes y socios comerciales.

Las políticas de seguridad para cualquier infraestructura de correo electrónico son una herramienta fantástica para mantener el orden en las comunicaciones con tus clientes, pero esto no la exime de tener algunos elementos negativos.

Configurar cualquier política de seguridad de correo puede ser un proceso bastante desalentador

La configuración de políticas de seguridad requiere una planificación adecuada para garantizar una aplicación exitosa, por lo que una empresa sin conocimientos sobre políticas de seguridad tendrá muchas dificultades para desarrollar o implementar una estrategia efectiva.

El factor humano siempre será el eslabón débil

La política de seguridad regula las acciones de los empleados con la finalidad de prevenir errores, por lo tanto, no seguir los mecanismos de aplicación acordados puede hacer que todo el trabajo de organización e implementación de la política se vuelva sal y agua por el error de un solo individuo.

Necesitas una política de seguridad de correo electrónico: estas son las razones 

Más del 90% de las empresas y organizaciones se comunican a través del correo electrónico, razón por la cual los piratas informáticos suelen utilizar este medio para infiltrarse en los sistemas y recursos de la red de cualquier compañía; es necesario recordar que los seres humanos siempre serán el punto más débil en la cadena de seguridad, por lo que deben recibir entrenamiento y normativas de prevención.

Implementar una política de seguridad que aplique las mejores prácticas de seguridad cibernética para salvaguardar tu infraestructura de correo electrónico contribuye en gran medida a mantener tu negocio seguro, es así como evitas ataques de ransomware o phishing y garantizas el cumplimiento de la normativa por parte de tus empleados.

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