Warum werden meine E-Mails als Spam behandelt und wie kann ich das Problem beheben?

Eine gut durchdachte E-Mail-Marketingstrategie wird nicht funktionieren, wenn Ihre E-Mails im SPAM-Ordner landen oder von den SPAM-Filtern der E-Mail-Anbieter ganz blockiert werden. Wie schaffen es Ihre E-Mails in den Posteingang? Warum landen Ihre E-Mails im Spam-Ordner? Wir haben die Antworten.

Es ist nicht möglich, im Voraus zu wissen, in welchen Ordner eine E-Mail bei E-Mail-Anbietern wie Yandex und Google landen wird, da diese verhaltensorientierte SPAM-Filter verwenden. Die gleiche Mailingliste für verschiedene Empfänger kann bei diesen Anbietern in verschiedenen Ordnern landen. Wie können Sie herausfinden, warum E-Mails im Spam-Ordner landen, und was können Sie tun, um die Situation zu verbessern?

Wie erkenne ich, ob meine E-Mails als Spam behandelt werden?

  • Überwachung der Zustellbarkeitsraten

Bei der Organisation von Mailings ist es unerlässlich, die Zustellbarkeitsrate zu überwachen. Ohne eine solche Kontrolle ist es möglich, den Moment zu verpassen, in dem die E-Mails beginnen, im Spam-Ordner zu landen. Je früher Sie ein Problem erkennen, desto einfacher wird es sein, es zu beheben.

Es gibt drei einfache Möglichkeiten, um herauszufinden, wohin Ihre E-Mails gehen:

  • Hinzufügen von Adressen zu Ihrer Empfängerliste

Der Inhaber der Mailingliste kann Mailboxen bei den gängigsten Anbietern erstellen: Yandex, Mail.ru, Gmail. Fügen Sie diese Adressen zu Ihrer Empfängerliste hinzu und überprüfen Sie Ihre E-Mails regelmäßig. Wenn in einem oder mehreren Postfächern keine E-Mails mehr ankommen, müssen Sie nach dem Grund suchen. Höchstwahrscheinlich ist die Situation bei anderen Empfängern bei diesem E-Mail-Anbieter ähnlich.

  • Regelmäßige Überwachung der Statistiken

Wenn ein Mailing-Dienst seinen Kunden Domain-Statistiken zur Verfügung stellt, sollten Sie diese nicht ignorieren. Überwachen Sie die Statistiken regelmäßig und ergreifen Sie Maßnahmen, wenn sich die Indikatoren verschlechtern.

  • Einrichtung von Poststellen

Richten Sie Poststellen für große Anbieter ein. Sie können einen Bericht über die Zustellung von E-Mails an diesen E-Mail-Anbieter direkt in der Statistik über den E-Mail-Versand erhalten.

Why-are-my-emails-going-to-spam-and-how-to-fix-it

 

Warum landen E-Mails im Spam?

Der einfachste und naheliegendste Grund, warum ein Newsletter als Spam gekennzeichnet werden kann, sind individuelle Empfängerfilter. Es ist möglich, dass der Empfänger zuvor ähnliche Nachrichten von anderen Absendern als Spam markiert hat, so dass der Anbieter automatisch nach dem gleichen Prinzip arbeitet. Sie können dies auf einfache Weise überprüfen: Senden Sie den Newsletter an Ihren Posteingang ohne Filter (im selben Dienst). Wenn die E-Mail in Ihrem Posteingang landet, liegt das Problem höchstwahrscheinlich bei dem benutzerdefinierten Filter. Raten Sie dem Empfänger, die E-Mail als “kein Spam” zu markieren oder die Adresse zum Adressbuch hinzuzufügen. Außerdem kann der Empfänger mit Ihnen in Korrespondenz treten – das sollte das Problem lösen.

Wenn Sie kürzlich Änderungen an Ihrer Verteilerliste vorgenommen haben, hat sich der Ruf des Absenders geändert. Aus diesem Grund können einige E-Mails im Spam landen, aber die Situation wird sich nach und nach verbessern. Die Reputation ist eine Kennzahl, die den Verlauf der Verstöße und Aktionen des Absenders aufzeigt und anhand derer der E-Mail-Anbieter den Grad des Vertrauens in Ihre Mailingliste bestimmt. Die Kriterien für die Reputation sind bei den verschiedenen E-Mail-Anbietern unterschiedlich.

Wenn alle E-Mails im Spam landen, kann das Problem an den Einstellungen des Absenders liegen. Sie müssen diese überprüfen.

SPF-Einstellungen

Ein SPF-Eintrag ist ein Eintrag im Domain-Namen-System über die Übereinstimmung zwischen Dienstinformationen und Namen. Sie schützen den Absender vor Eindringlingen, verbinden den Server und die Website. SPF enthält eine Liste zulässiger IP-Adressen, von denen aus Sie senden können. Legen Sie fest, von welchen IP-Adressen Sie senden wollen, erstellen Sie einen Eintrag und geben Sie ihn im Domain-txt-Eintrag an. Mit den kostenlosen Tools von EasyDMARC zur Überprüfung des SPF-Eintrags können Sie Ihren SPF-Eintrag online erstellen, überprüfen und nachschlagen.

DKIM-Einstellungen

DKIM ist ein Eintrag, der die Erlaubnis des Domain-Inhabers zum Mailing bestätigt. Bei Mailing-Diensten wird der DKIM-Schlüssel automatisch generiert; wenn Sie ihn selbst versenden, müssen Sie ihn manuell erstellen. Dies kann mit den EasyDMARC-Tools zum Suchen und Generieren von DKIM-Einträgen geschehen.

DMARC-Einstellungen

Dieses Tool wurde entwickelt, um E-Mail-Empfänger vor Phishing zu schützen. Es vermeidet die Situation, dass ein Abonnent eine E-Mail mit einer Malware-Datei von einer bekannten Domain erhält. Das Tool zum Nachschlagen und Generieren von DMARC-Einträgen überprüft die digitale Signatur und das Vorhandensein der Absenderadresse im SPF-Eintrag. Die Überprüfungen werden automatisch durchgeführt, und die Ergebnisse werden einmal pro Tag gesendet. Das Tool prüft jede E-Mail. Wenn die Prüfung fehlschlägt, wird für jeden Fehler eine Benachrichtigung gesendet. Dieses Tool ist optional, ermöglicht es Ihnen aber, das Risiko zu verringern, dass Ihre Mails im Spam-Ordner landen.

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Andere Gründe, warum E-Mails im Spam-Ordner landen

Wenn mit den Einstellungen alles in Ordnung ist, das Problem aber nicht gelöst wird, überprüfen Sie einige weitere Punkte. Möglicherweise verwenden Sie eine illegale, gekaufte oder fremde Mailing-Basis. Wenn die Zahl der Empfänger zu stark ansteigt, stuft der Anbieter die Situation als kritisch ein. In diesem Fall werden die von Ihnen verschickten E-Mails als Spam eingestuft.

Bestätigt der Abonnent nicht seine Einwilligung, E-Mails von Ihnen zu erhalten, kann der Provider das Mailing ebenfalls als Spam markieren. Zur Bestätigung der Einwilligung wird das Double Opt-in verwendet. In der Praxis wird dies meist wie folgt umgesetzt: Der Empfänger erhält automatisch eine E-Mail mit einem Link zur Bestätigung des Abonnements.

Die Spam-Mails der Abonnenten können in einem weiteren Fall mit Ihrem Mailing aufgefüllt werden: Sie haben nur Trigger- oder persönliche E-Mails verschickt und dann Ihre Strategie drastisch geändert und begonnen, Massenmailings durchzuführen. Nach der Logik der E-Mail-Dienste ist Ihre Website von Hackern gehackt worden. Um einen solchen Verdacht zu vermeiden, sollten Sie nicht zu aktiv handeln. Wärmen Sie die Basis allmählich auf. Versenden Sie am ersten Tag bis zu tausend E-Mails, und zwar nicht auf einmal, sondern innerhalb weniger Stunden. Versenden Sie jeden Tag E-Mails und erhöhen Sie die Zahl Ihrer Abonnenten um nicht mehr als ein Drittel. Behalten Sie gleichzeitig die Zustellbarkeit und die Statistiken im Auge: Beschwerden, Entdeckungen, Klickraten. Wenn diese Quoten sinken, reduzieren Sie die tägliche Anzahl der E-Mails.

So vermeiden Sie, dass E-Mails im Spam-Ordner landen

Um zu verhindern, dass E-Mails im Spam-Ordner landen, müssen folgende Punkte beachtet werden: Einhaltung der Regeln der E-Mail-Provider, Layout der E-Mails und ihr Inhalt. Um nicht nach der Ursache der Mailingliste im Spam zu suchen, ist es notwendig, diese Präventivmaßnahmen zu befolgen.

  • Einrichten eines Postmasters

Beliebte E-Mail-Anbieter verfügen über ein solches Tool zur Analyse von E-Mails. Es ermöglicht Ihnen, die Zustellbarkeitsstatistiken zu ermitteln, Probleme und Fehler beim Versand zu identifizieren und die Dynamik der Schlüsselindikatoren zu verfolgen.

  • Richtiges Formatieren Ihrer E-Mails

Geben Sie den Betreff an. Schreiben Sie es nicht in Großbuchstaben – das stößt Abonnenten ab. Machen Sie den Betreff nicht zu lang, drei bis fünf Wörter sind ausreichend. Leiten Sie auch keine E-Mails weiter, die nur aus einem Bild bestehen, sondern fügen Sie zumindest einen kurzen Text hinzu. Verwenden Sie außerdem keine Linkverkürzer.

  • Abmeldung klar und einfach gestalten

Damit Sie sich nicht den Kopf darüber zerbrechen müssen, wie Sie verhindern können, dass die E-Mail im Spam landet, sollten Sie den Empfängern die Möglichkeit geben, sich aus der Mailingliste auszutragen. Früher haben nur einige E-Mail-Dienste die Mailingliste gerade wegen der fehlenden Möglichkeit, sich von ihr abzumelden, in den Spam verschoben. Heute ist das Vorhandensein eines solchen Links aber obligatorisch geworden. Ohne einen solchen Link wird das Versenden einer banalen E-Mail nicht funktionieren. Denken Sie daran, dass es besser ist, sich abzumelden, als auf die Schaltfläche “Dies ist SPAM” zu klicken.

  • Anpassen der Sendefrequenz

In der Regel reichen ein oder zwei E-Mails pro Woche aus: zu häufiges Mailing stört die Abonnenten und kann dem E-Mail-Anbieter verdächtig erscheinen. Es gibt keine allgemeingültige Häufigkeit, sie hängt von der Nische des Unternehmens ab. Versenden Sie E-Mails von einer Firmenadresse und versuchen Sie nicht, den Namen des Absenders zu ändern.

Und vor allem: Versuchen Sie nicht, die SPAM-Filter der E-Mail-Anbieter auszutricksen. Befolgen Sie deren Regeln, dann ist alles in Ordnung!

Fazit

Zusammenfassend lassen sich folgende Faktoren festhalten, die die Zustellbarkeit von E-Mails beeinflussen:

  • Verwendung von Double-Opt-In

Wenn der Abonnent seine Einwilligung zum Erhalt von E-Mails von Ihnen nicht bestätigt, kann der Anbieter die E-Mails auch als Spam markieren. Zur Bestätigung der Einwilligung wird das Double-Opt-in verwendet. In der Praxis wird dies meist wie folgt umgesetzt: Der Empfänger erhält automatisch eine E-Mail mit einem Link zur Bestätigung des Abonnements.

  • Bereinigung Ihrer Liste

Die Bereinigung von E-Mail-Listen bedeutet das Entfernen alter oder inaktiver Kontakte aus Ihrer E-Mail-Datenbank. Die Bereinigung der E-Mail-Liste wirkt sich auf Ihren Ruf beim Internetdienstanbieter aus. Um herauszufinden, ob Sie Ihre E-Mail-Liste bereinigen müssen, sollten Sie Ihre Öffnungsraten im Auge behalten. Wenn Sie feststellen, dass sie nach und nach abnehmen, ist es vielleicht an der Zeit, die Liste zu bereinigen.

  • Segmentierung Ihrer Liste

Unterteilen Sie Ihre E-Mail-Liste in Gruppen, die auf Merkmalen wie Interessen und demografischen Merkmalen basieren. So können Sie Ihre Kunden direkter ansprechen und ihnen die Informationen geben, die sie wünschen.

  • Überprüfung der Reputation als Absender

Wenn Sie kürzlich Änderungen an Ihrer Mailing-Liste vorgenommen haben, hat sich Ihre Reputation als Absender geändert. Einige E-Mails könnten im Spam landen. Die Reputation ist eine Kennzahl, die den Verlauf der Verstöße und Aktionen des Absenders aufzeigt und anhand derer der E-Mail-Anbieter den Grad des Vertrauens in Ihre Mailing-Liste bestimmt. Die Kriterien für die Reputation sind bei den verschiedenen E-Mail-Anbietern unterschiedlich.

  • Abmeldung klar und einfach gestalten

Geben Sie den Empfängern die Möglichkeit, sich aus der Mailing-Liste auszutragen. Denken Sie daran, dass es besser ist, sich abzumelden, als auf die Schaltfläche “Dies ist SPAM” zu klicken.

  • Überwachen der E-Mail-Kennzahlen

Überwachen Sie die Statistiken regelmäßig und ergreifen Sie Maßnahmen, wenn sich die Indikatoren verschlechtern.

  • Regelmäßiger E-Mail-Versand

Zu viele E-Mails können Ihre Abonnentenliste verbrennen. Zu wenige E-Mails können Ihre Einnahmen schmälern. Einmal pro Woche sollte in Ordnung sein.

  • Überwachung schwarzer Listen

DNS-basierte schwarze Listen werden erstellt, um Benutzer vor IPs zu schützen, die eine hohe Anzahl von Spam-Meldungen erhalten haben. Prüfen Sie, ob Ihre IP auf einer solchen Liste steht.

  • Konsequentes Arbeiten an der Verbesserung der Öffnungsrate von E-Mails

Die ISPs (Internet Service Providers) sehen sich Ihre Öffnungsraten an und entscheiden, wie interessiert Ihre Kontakte an den Inhalten sind, die Sie ihnen schicken. Wenn Ihre Öffnungsraten niedrig sind, bedeutet das für den ISP, dass Ihre Kontakte nicht interessiert sind. Indem Sie Ihre E-Mail-Liste bereinigen, sichern Sie Ihre Öffnungsraten.

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