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¿Por qué mis correos caen al buzón de spam y cómo puedo solucionar esta situación?

Una estrategia de marketing que ha sido bien diseñada no funciona si tus correos electrónicos caen directo a la carpeta de spam o son desviados por los filtros anti-spam usados por los servicios de correos electrónicos. ¿Cómo podemos hacer para que nuestros correos lleguen al buzón de mensajes principal?, ¿Porque nuestros correos son redirigidos al buzón de spam? A continuación, te presentamos diversas soluciones a este problema. 

No te será posible entender de antemano en qué carpeta cae tu mensaje de correo electrónico con proveedores como Yandex o Google, ya que estos usan filtros de spam basados en el comportamiento de los mensajes recibidos. La misma lista de correo utilizada para diversos remitentes con estos proveedores, pueden enviar el mismo mensaje a diferentes carpetas a la vez. ¿Cómo puedes enterarte que correos terminan en el buzón de spam?, ¿qué puedes hacer para corregir esta situación?

¿Cómo saber si mis correos están cayendo en las carpetas de spam de mis remitentes?

  • Monitorea el promedio de entregabilidad

Cuando organizas tus listas de correo, es imperativo que monitoreen los promedios de entregabilidad. Sin este tipo de control, es posible que no percibas el momento en el que tus mensajes empiezan a llegar a las carpetas de spam. Mientras más temprano te des cuenta del problema, te será mucho más fácil arreglarlo. 

Existen 3 formas muy sencillas de darte cuenta a donde están cayendo tus mensajes de correo electrónico: 

  • Añade una dirección a tu lista de remitentes 

El dueño de las listas de correo puede crear múltiples cuentas para el envío de correos con los proveedores de correo más populares: Yandex, Mail.ru, Gmail, etc. Asegúrate de añadir estas direcciones a tus listas de filtrado y chequea tu correo con regularidad. Sí los correos de un cliente dejan de llegar a diversas bandejas de entrada, debes analizar esta data para conseguir la razón, lo más probable es que la situación a con este aconteciendo de forma similar con otros proveedores de correo.  

  • Mantén un monitoreo permanente de diversas estadísticas 

Sí un servicio de correo te ofrece la posibilidad de observar las estadísticas relacionadas a tu dominio, sería un mal proceder ignorar esta información. Monitorea estas estadísticas de forma regular y toma acciones en base a los indicadores que te ofrecen.

  • Configura espacios de correos

Al configurar espacios de análisis para todos los proveedores de correo populares por separado, se hace mucho más sencillo el envío de correos a este proveedor guiándote por las estadísticas ofrecidas por sus servicios de monitoreo.

Why-are-my-emails-going-to-spam-and-how-to-fix-it

¿Por qué mis correos terminan en el buzón de spam? 

La razón más simple y sencilla es que tú newsletter es etiquetado como un correo spam gracias a los filtros que tiene configurado tu cliente. Es posible que el remitente haya marcado previamente mensajes similares al que tú envías como spam proveniente de otros destinatarios. El proveedor de servicio de correo trabaja por analogía, y envía tu correo al buzón de spam por poseer características similares. Esto puede ilustrarse mucho más fácilmente: intenta enviar tu correo newsletter a tu buzón de entrada sin ninguna clase de filtro. 

Si el correo cae en tu buzón de entrada, el problema radica en que el usuario ha configurado un filtro a su medida. Aconseja al destinatario a que marque tus correos para que eviten el buzón spam o pídele que incluya las direcciones de correo de tu dominio a su directorio. Una vez que el destinatario mantenga una línea de correspondencia activa contigo, se debería resolver el problema.

Si has hecho cambios recientes a tu lista de correos, probablemente tu reputación como remitente puede haber cambiado. Por esta razón algunos mensajes caen en el buzón de spam, esta situación irá mejorando gradualmente. La reputación es sólo una parte de las métricas recopiladas para mostrar el historial de violaciones y acciones tomadas por el remitente, basado en los lineamientos que determine el proveedor de servicio de correo para incrementar el valor de  confianza de tus correos electrónicos . Los criterios de reputación son ampliamente diferentes entre todos los proveedores de servicio de correo. 

Sí todos los correos que salen de tu lista terminan en el buzón de spam, el problema está en la configuración de tus envíos como remitente, por lo que debes revisar los lineamientos de tu configuración para corregir el problema.

Configuración SPF

Un registro SPF relacionado al nombre de un dominio, regula el sistema de correspondencia entre un proveedor de servicio y la información necesaria para verificar correos. Los registros SPF protegen a los remitentes de los intrusos, y oculta los enlaces entre el servidor principal de tu compañía y tu sitio web. Los registros SPF contienen la lista de direcciones IP de las cuales tienen permitido enviar correos electrónicos. Estos registros también determinan las direcciones IP a partir de las cuales enviarás tus correos. Puedes crear este registro e incluirlo en formato .TXT usando la herramienta EasyDMARC para la generación y chequeo de registros SPF en línea.   

Configuración DKIM 

Los registros DKIM son aquellos que confirman el permiso que posee el dueño de un dominio para enviar correos electrónicos. Con los diversos servicios de correo existentes, la clave de DKIM se genera de forma automática. Si envías el correo de forma manual esta clave debe ser creada de la misma forma. Este proceso puedes hacerlo muy fácilmente usando la herramienta EasyDMARC para la generación de claves DKIM de forma gratuita. 

Configuración DMARC

DMARC es una herramienta diseñada para la protección de todos tus destinatarios de ataques cibernéticos como el phishing. Evita situaciones en las que los suscriptores de tus listas de correo puedan recibir malware u otros archivos maliciosos de un dominio con el que son familiares. Existe una herramienta EasyDMARC para la búsqueda y generación de registros que permite chequear firmas digitales, así como también la presencia de una dirección de envió en el registro SPF

Estos chequeos se llevan a cabo de forma automática coma y los resultados son enviados una vez al día. La herramienta se encarga de chequear cada correo que pasa por tus servidores, si alguno de los chequeos falla se genera una notificación individual para cada uno de estos. Esta herramienta es opcional, pero te permite reducir el riesgo de que tus correos terminen en el buzón de spam

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¿Cuáles podrían ser otras razones por las cuales mis correos caen en el buzón de spam? 

Si todas tus configuraciones están en orden, pero el problema persiste, es necesario que chequees otras partes del proceso. La primera razón puede ser que estés usando una lista de correo con data que ha sido adquirida de forma ilegal. También puede suceder que el incremento pronunciado del número de remitentes haga que el proveedor perciba la situación como un riesgo crítico. En todos estos casos, los mensajes que envíes desde tu lista de correo caerán en el buzón de spam

Si el suscriptor no confirma su consentimiento para recibir correos de tu parte, el proveedor puede marcar los correos de tus listas como spam. Puedes utilizar la opción de confirmación doble para conseguir un consentimiento definitivo. A nivel práctico, esto se implementa de esta manera: al destinatario se le envía un correo de forma automática con un enlace de confirmación para la suscripción.

El correo que cae al buzón de spam del suscriptor puede volver a ser reingresado a su lista de correo si las direcciones del remitente quedan configuradas como correos de índole personal. Esto cambiaría drásticamente tú estrategia, ya que podrás enviar correos de forma masiva sin que se pierda la información. De acuerdo a la lógica de los servicios de correo electrónicos, si esto sucede de forma súbita, tu sitio web ha sido comprometido por hackers. 

Para evitar este tipo de actividad sospechosa, es recomendable qué no incrementen los niveles de tus suscripciones de forma muy elevada. Hazlo de forma gradual, el día de lanzamiento de tu servicio solo envía algunos miles de correos, pero no los envíes todos a la vez, solamente una cantidad determinada cada cierta hora. Envía correos todos los días, e incrementa el número de suscriptores en volúmenes qué no equivalgan a más de un tercio del total de suscriptores. Al mismo tiempo, mantén seguimiento de todas las estadísticas referentes a la entregabilidad, revisa las quejas, las anomalías, la cantidad de clics hechos en tus correos y demás datos. Si estos promedios fallan o no arrojan buenos resultados, es preferible reducir el número de envíos de correos diarios.

¿Cómo prevenir que nuestros correos caigan en el buzón de spam?

Para prevenir que nuestros correos caigan en los buzones de spam debemos tener en consideración algunos detalles. El primero es el cumplimiento de las reglas de los proveedores de servicios de correo, tales como seguir sus parámetros para el formato de nuestros mensajes, la estructura de su contenido y otros detalles pertinentes. Todos estos factores pueden influir en la decisión de los filtros para el envío de nuestros mensajes al buzón de spam, por lo que es necesario tomar las prevenciones necesarias del caso.

  • Configurar un postmaster

Los servicios de correos más populares tienen este tipo de herramienta para el análisis de listas de correo. Un postmaster te permite encontrar y analizar las estadísticas referentes a tus envíos, identificar los problemas que surjan y los errores que se producen en estos, así como cambiar la dinámica de ciertos indicadores puntuales.

  • Formatea tus mensajes debidamente

El formato es una parte muy importante de todos tus correos. Indica el tema del mensaje, no escribas el encabezado del mensaje en mayúsculas, ya que esto también aliena a tus suscriptores. No hagas un encabezado extenso, con tres o cinco palabras debería ser suficiente. No reenvíes correos que solamente tienen una imagen, asegúrate de añadir aunque sea un párrafo de texto. Más importante aún, asegúrate de usar enlaces directos a tu página web y nunca uses servicios qué acortan estos enlaces.

  • Haz que el proceso de cancelar una suscripción sea claro y fácil de seguir

Para que el proceso de identificación de los problemas que llevan tus correos al buzón de spam sea más sencillo, dale la opción a tus remitentes de poder cancelar su suscripción a tu lista de correo.  Muchos servicios de correos envían tus mensajes y los de muchas otras compañías directamente al buzón de spam, dado que muchos de estos mensajes no ofrecen la opción de prescindir de la suscripción.  En la actualidad la presencia de un enlace que permita cancelar una suscripción se ha hecho mandatorio para todos los proveedores de correo.  Sin este enlace, el envío de tus mensajes no funcionará, ten presente qué cancelar una suscripción es mucho mejor a qué indiquen que tu correo es parte de una cadena de spam.

  • Ajusta las frecuencias de envío

Las mejores campañas de correo solo envían uno o dos mensajes a la semana.  El envío de correos de forma frecuente, usualmente resulta molesto para los suscriptores. El proveedor de servicios de correos también lo percibe como actividad sospechosa.  No existe una frecuencia universal estipulada para ninguna campaña, la frecuencia de envío depende mucho del tipo de negocio que estés manejando.  asegúrate que tus correos sean enviados desde una dirección corporativa y mantén tus correos personalizados, sin cambiar el nombre de tus remitentes.

La parte más importante es no intentar engañar a los filtros de spam de los proveedores de correo.  Es mejor seguir sus reglas para asegurar una campaña exitosa.

Conclusión

Para resumir esta guía podemos indicar que existen una serie de factores que pueden afectar el envío de tus correos de una forma deliberada, estos son:

  • El uso de sistemas de doble chequeo

Si un suscriptor no confirma su consentimiento para recibir correos de parte de tu dominio, el proveedor de correo probablemente marcará tus correos como spam.  El sistema de doble chequeo es usado como una forma de consentimiento y confirmación de recepción de tus mensajes.  Para que funcione solo es necesario que el remitente envíe al destinatario un correo de confirmación para ser incluido en la suscripción.

  • Limpia tu lista de remitentes

La limpieza de tus listas de correo implica la remoción de contactos antiguos o inactivos en la base de datos de tu negocio.  La limpieza de tu directorio afecta tu reputación con los servicios de terceros qué hacen llegar tus mensajes.  Para saber qué es lo que debes remover de tus listas de correo, analiza los datos y las métricas de interacción con tus mensajes. Fíjate en qué momento baja la interacción con estos de parte de cada dirección, esto hace la limpieza de tu lista mucho más fácil.

  • Haz una lista por segmentos

Una buena estrategia es dividir tu lista de correo en grupos basados en características específicas, tales como sus intereses o datos demográficos, es una forma de interactuar mejor con tus clientes y les permitirá obtener la información que necesitan de ti.

  • Chequea la reputación que tienes como remitente 

Sí has hecho cambios a tu lista de correo, tu reputación como remitente puede cambiar y muchos de tus mensajes pueden terminar en el buzón de spam.  La reputación es una métrica específica que muestra la cantidad de violaciones de tu dominio, así como las acciones tomadas por parte de tus destinatarios con tus mensajes.  Esto le permite saber al servicio de correo qué clase de remitente eres tú y mejora tu reputación con dicho proveedor.

  • Haz que la cancelación de suscripción es sea fácil

Dale a tus remitentes la oportunidad de cancelar suscripciones de tu lista de correo de forma fácil.  Siempre recuerda que perder un suscriptor es mejor que ser señalado como un spammer.

  • Analiza las métricas de tu correo electrónico

Monitorea las cuentas de correos de tu empresa de forma regular y toma acciones en base a los indicadores que cambian repentinamente.

  • Envía correos con frecuencias específicas

No envíes muchos correos, estos resultan molestos.  Tampoco mandes pocos correos ya que puedes acabar con tu nivel de interacción y bajar la cantidad de operaciones consolidadas a través de ellos. Enviar un correo a la semana es más que suficiente.

  • Monitorea las listas negras

Muchos servicios de DNS crean listas negras para proteger a sus usuarios de direcciones IP que envían altos volúmenes de spam.  Asegúrate que tu dirección IP no está incluida en estas listas.

  • Trabaja de forma consistente en la mejora de la interacción con tus correos

Los servicios proveedores de internet (ISPs o Internet Service Providers según sus siglas en inglés) siempre está observando la cantidad de correos que tú envías y los que son abiertos por tus por los destinatarios, ya que esto muestra qué tan interesados están estos en tu en tu contenido. Sí la media de interacción con tus correos es baja, esto le da indica a los proveedores de internet que tus contactos no están interesados en tu contenido.  Es por eso que debes asegurarte de limpiar tu lista de correo y asegurarte de mantener una alta tasa de interacción.

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