Die Verwendung eines geschäftlichen E-Mail-Kontos hat viele Vorteile, und von den meisten professionellen Unternehmen wird praktisch erwartet, dass sie ein solches Konto nutzen. Aber was ist eine geschäftliche E-Mail-Adresse?
Bei geschäftlichen E-Mail-Adressen wird der Domain-Name Ihres Unternehmens nach dem „@“ verwendet und nicht ein allgemeiner öffentlicher Domain-Name, wie z. B. Gmail. Diese professionellen E-Mail-Konten sind zwar für Unternehmen nicht zwingend erforderlich, haben aber viele unmittelbare Vorteile.
Zunächst einmal wird die durchschnittliche Person geschäftlichen E-Mail-Adressen mit dem Unternehmensnamen direkt nach dem „@“ viel eher vertrauen als z. B. „[email protected]“.
Lassen Sie uns also darüber sprechen, wie man ein geschäftliches E-Mail-Konto einrichtet und welche Vorteile die Verwendung eines solchen Kontos hat.
Anbieter von E-Mail-Konten für Unternehmen
Wenn Sie eine E-Mail für Ihr Unternehmen erstellen möchten, stehen Ihnen mehrere Optionen zur Verfügung. Die größten Anbieter von E-Mail-Diensten für Unternehmen sind Google Workspace, Office 365, Amazon WorkMail und Yahoo Small Business. Diese Dienste bieten Unternehmen professionelle E-Mail-Konten zu einem vernünftigen Preis.
Zusätzlich zu den E-Mail-Diensten bieten diese Lösungen Unternehmen in der Regel eine integrierte Plattform für die Arbeitsorganisation. Sie umfassen in der Regel einen Kalender, eine App für Notizen, eine Dokumenten-Cloud, einen Chat und Lösungen für Videoanrufe.
Die besten E-Mail-Anbieter tun auch mehr für den Schutz der E-Mails und Vermögenswerte Ihres Unternehmens. Sie bieten End-to-End-Verschlüsselung, Schutz vor Spam und Malware, Zwei-Faktor-Authentifizierung und andere Sicherheitslösungen.
Zugang
Einer der größten Vorteile der internen Sicherheit bei geschäftlichen E-Mail-Konten ist die Zugangsverwaltung – die Möglichkeit, jederzeit zu kontrollieren, wer Ihr geschäftliches E-Mail-Konto nutzt.
Dies ist zwar ein extremes Beispiel, aber stellen Sie sich vor, dass alle Mitarbeiter eines kleinen Unternehmens persönliche E-Mails für Unternehmensangelegenheiten verwenden. Angenommen, die Kunden des Unternehmens erkennen diese E-Mails, dann bilden sie ein gewisses Vertrauen.
Was passiert nun, wenn einer dieser Mitarbeiter kündigt oder entlassen wird? Er hat immer noch die Kontrolle über sein E-Mail-Konto. Bei diesem handelt es sich keineswegs um ein offizielles Firmen-E-Mail-Konto, aber die Kunden, mit denen der Mitarbeiter in Kontakt war, erkennen diese Adresse als vertrauenswürdig an. Diese Situation könnte eine erhebliche Bedrohung für das Unternehmen und seine Sicherheit darstellen.
Bei geschäftlichen E-Mail-Konten lässt sich der Zugang hingegen vollständig verwalten. Administratoren können entscheiden, wer sich bei dem Konto anmelden darf und wer nicht, den Zugriff auf Dateien ändern und die Adresse löschen, wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Auf diese Weise bleibt die vollständige Kontrolle über den Zugang zum E-Mail-Konto erhalten.
Sicherheit
Die größten E-Mail-Anbieter für Unternehmen, wie Google und Microsoft, bieten für ihre Dienste einen hochwertigen und anpassbaren Spamschutz. Der Administrator kann die Filter entsprechend den Anforderungen seines Unternehmens konfigurieren.
Um zu verhindern, dass Massen-E-Mails ihren Weg in Ihren Posteingang finden, sollten Sie die Massen-E-Mail-Filter optimieren. Wenn Sie es genauer wissen wollen, können Sie auch eine schwarze Liste mit Absendern erstellen, die Sie sofort ausfiltern möchten.
Alternativ können Sie auch eine Whitelist mit Absendern erstellen, von denen nur einige wenige, manuell freigegebene Absender E-Mails an Sie senden können. Die meisten Dienste bieten auch die Möglichkeit, Nachrichten unter „Quarantäne“ zu stellen, wo Sie Spam-E-Mails ablegen können, um sie sorgfältig zu prüfen, bevor sie in den Posteingang gelangen.
Verwaltung
„Super-Admins“ – in der Regel der CEO des Unternehmens – können E-Mail-Konten und einige wenige mit autorisiertem Zugriff überwachen. Ein geschäftliches E-Mail-Konto ermöglicht es Ihnen, alle gesendeten und empfangenen Kommunikationsinhalte zu überprüfen. Dadurch wird sichergestellt, dass sie unangemessene Medien oder unerwünschte Nachrichten herausfiltern können. Administratoren können auch den Zugriff auf einzelne Konten verfolgen und verwalten.
Der Besitz von Domain-basierten geschäftlichen E-Mail-Adressen in Ihrem Unternehmen trägt zur Rationalisierung von Verwaltung und Betrieb bei. Das Beste daran ist jedoch die technische Seite.
Administratoren können die DNS-Einträge der Domain konfigurieren und SPF, DKIM und DMARC implementieren, um die Zustellbarkeit von Geschäfts-E-Mails und den Schutz vor Cyberangriffen zu verbessern.
Größe der Anhänge
Die durchschnittliche maximale Dateigröße bei kostenlosen E-Mail-Diensten liegt bei etwa 10 MB. Dies ist im Allgemeinen eine akzeptable Grenze für die meisten. Für Unternehmen kann sie jedoch gelegentlich zu einem Handicap werden. Aus diesem Grund erweitern die E-Mail-Anbieter für Unternehmen in der Regel diese Grenze.
Bei Google Workspace beispielsweise wird die Dateigrößenbegrenzung für gesendete E-Mails auf 25 MB und für empfangene E-Mails auf 50 MB angehoben. Für alles, was darüber hinausgeht, wird die Verwendung von Google Drive für die gemeinsame Nutzung von Dateien empfohlen. E-Mail ist zwar nicht ideal für das Teilen größerer Dateien, aber viele Unternehmen verlangen eine angehobene Größenbeschränkung, und die meisten Anbieter sind bereit, dies zuzulassen.
Preis pro Benutzer
Der Hauptwettbewerb unter den E-Mail-Anbietern für Unternehmen findet zwischen Google und Microsoft statt. Google ist einer der gängigsten Anbieter von E-Mail-Paketen für Unternehmen und bietet mit seinen „G Suit“-Paketen – dem Dienst, der Gmail für Unternehmen bereitstellt – eine breite Palette von Preisoptionen an.
Die Basisversion kostet 6 US-Dollar pro Benutzer und Monat und ist damit die günstigste Variante. Sie bietet fast alle erwarteten Funktionen, allerdings mit begrenztem Speicherplatz.
Das nächste Paket ist das Business-Paket für 12 US-Dollar pro Benutzer und Monat. Dies ist das beliebteste Paket und bietet unbegrenzten Speicherplatz. Das Enterprise-Paket schließlich kostet 25 US-Dollar pro Benutzer und Monat. Es bietet alle Funktionen ohne Einschränkungen und erweiterte Kontrollen für das Top-Management.
Alternativen zu Google Workspace, wie Office 365 von Microsoft, bieten in etwa die gleiche Preisstruktur, wobei die Preise hier und da variieren. Letztendlich kommt es auf die Vorlieben der Benutzer an.
Fazit
Geschäftliche E-Mail-Adressen verleihen Ihrem Unternehmen Vertrauen und Professionalität. Wie Sie sehen können, haben sie aber auch einen praktischen Nutzen. Für die Sicherheit aller Beteiligten ist es unerlässlich, die Unternehmensdateien und die Kommunikation an einem Ort aufzubewahren und die Kontrolle über sie zu haben.
Die Verwendung von Domain-basierten E-Mail-Konten hilft auch bei der Verwaltung der geschäftlichen E-Mail-Infrastruktur und schützt sie vor Bedrohungen der Cybersicherheit.