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Der Leitfaden für kleine Unternehmen zu E-Mail-Sicherheit

In der heutigen Cyberwelt ist es unbestreitbar, dass böswillige Akteure eher auf Einzelpersonen als auf direkte Infrastrukturen abzielen. Es ist viel einfacher, eine Schwachstelle in einem Unternehmen zu finden und über diesen Weg Zugang zu Informationen und Vermögenswerten zu erhalten. Wenn es um Cyberangriffe geht, ist niemand sicher.

Nach Angaben von Deloitte beginnen 91 % aller Cyberangriffe mit einer Phishing-E-Mail an ein ahnungsloses Ziel. Cyberkriminalität ist mehr als nur die öffentlichkeitswirksamen Angriffe, von denen wir in den Nachrichten lesen. Auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sind Ziel der gleichen Angriffe wie große Unternehmen.

Daher benötigen Unternehmen aller Größenordnungen sichere E-Mail-Lösungen. Gerade für kleine Unternehmen ist die Eindämmung von Cyberangriffen jedoch der Schlüssel zum Überleben.

In diesem Leitfaden finden Sie verschiedene Möglichkeiten, wie Sie Ihr Unternehmen durch sichere E-Mails schützen können. Doch bevor wir uns damit befassen, sollten wir uns fragen, was E-Mail-Sicherheit für kleine Unternehmen überhaupt ist und wie Sie sie erreichen können.

Was ist E-Nail-Sicherheit?

Wir haben schon früher über E-Mail-Konten für Unternehmen gesprochen. Sie wissen also bereits, wie sie sich von den normalen Google Mail-, Microsoft- oder Yahoo-Diensten unterscheiden. Hier geht es um den Schutz der Infrastruktur, die alle Ihre Geschäfts-E-Mails enthält.

E-Mail-Sicherheit besteht aus mehreren Komponenten, darunter E-Mail-Verschlüsselung, sichere E-Mail-Gateways und Authentifizierungsprotokolle wie SPF, DKIM und DMARC.

Um all diese Aspekte abzudecken, insbesondere den Teil der Verschlüsselung, gibt es einige Dienstleistungen auf dem Markt. Ein sicherer E-Mail-Dienst für ein kleines Unternehmen funktioniert ähnlich wie ein normaler E-Mail-Dienst, allerdings mit einigen Sicherheitsverbesserungen. Das Standard Mail Transfer Protocol (SMTP) sendet E-Mails im Klartext, so dass sie extrem anfällig für Angriffe von außen sind.

Weder IMAP noch POP3 schützen die auf dem E-Mail-Server gespeicherten Dateien. Sie benötigen nicht nur eine sichere Nachrichtenübertragung, sondern auch eine sichere Speicherung der empfangenen Nachrichten.

Sie können Ihr E-Mail-Konto zwar mit einer zwei- oder mehrstufigen Authentifizierung vor Hackern schützen, aber Sie benötigen eine weitere Verteidigungslinie, um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Sichere E-Mail-Anbieter für kleine Unternehmen bieten diesen zusätzlichen Schutz.

Wie funktioniert E-Mail-Sicherheit? Nun, das ist ganz einfach. Wenn Sie eine Nachricht an einen Empfänger senden, bestimmt der Algorithmus für sichere E-Mails anhand der festgelegten Kriterien, ob die Nachricht verschlüsselt werden muss. Wenn sie die Anforderungen erfüllt, wird die E-Mail verschlüsselt und an den Empfänger gesendet.

Warum sind sichere E-Mails so wichtig?

Unternehmen ohne sichere E-Mails sind leichte Ziele für E-Mail-Phishing-Angriffe. E-Mail-Sicherheit macht die Sache für Angreifer etwas schwieriger und trägt dazu bei, Cyberangriffe per E-Mail zu entschärfen.

In den meisten Fällen versuchen E-Mail-Angriffe, Benutzer dazu zu verleiten, einer gefälschten Überweisungsanfrage zuzustimmen, vertrauliche Informationen preiszugeben oder bösartige Software herunterzuladen, die Ihr Netzwerk infizieren oder Ihre Daten zur Erpressung verwenden kann.

Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens kann ein erfolgreicher E-Mail-Phishing-Angriff katastrophale Schäden verursachen, einschließlich finanzieller Verluste, Ausfallzeiten und Rufschädigung. Mit sicheren E-Mails ist es für Dritte oder Cyber-Akteure schwierig, Ihre Kommunikation zu missbrauchen, was Ihr Risiko verringert.

So gewährleisten Sie die E-Mail-Sicherheit für kleine Unternehmen

Die meisten KMUs vernachlässigen die E-Mail-Sicherheit aus verschiedenen Gründen, z. B. wegen fehlender Budgets und IT-Mitarbeiter. Einige nutzen sogar private E-Mail-Adressen für die Arbeit, so dass sie nicht in der Lage sind, die Domain und die E-Mail-Infrastruktur als ganzheitliche Einheit zu behandeln. In solchen Fällen wäre es sinnlos, überhaupt über die Implementierung einer Sicherheitsinfrastruktur der Unternehmensklasse zu sprechen.

Sicher, das Internet ist voll von Tipps und Tricks zur Sicherung Ihrer geschäftlichen E-Mails. Dennoch brauchen Sie nur drei Schritte, um Ihre Ziele für sichere E-Mails zu erreichen: angemessene Prävention, aktuelle Aufklärung und schnelle, wirksame Reaktionen.

Prävention

Von der ersten Sekunde an, in der Sie Ihre E-Mail-Infrastruktur für kleine Unternehmen einrichten, müssen Sie groß denken. Unabhängig davon, wie viele E-Mail-Konten Sie haben, die Einhaltung von Protokollen, die Durchführung regelmäßiger Backups und die Einführung anderer bewährter Praktiken werden Ihnen zum Erfolg verhelfen. Denken Sie daran: Es ist immer einfacher, einer Katastrophe vorzubeugen, als die Folgen zu bewältigen.

  • Erstellen Sie einen Cybersicherheitsplan: Kleine Unternehmen sollten sich auf das Schlimmste vorbereiten. Gehen Sie nie davon aus, dass Sie kein Ziel von Cyberkriminalität sein können. Bereiten Sie einen Notfallplan mit Richtlinien, Technologien, Verfahren und Strategien für die E-Mail-Sicherheit vor und sorgen Sie für schnelle Reaktionen auf Angriffe.
  • Machen Sie regelmäßig Backups: Kleine Unternehmen sollten regelmäßig Sicherungskopien von wichtigen Daten erstellen, die für den täglichen Betrieb benötigt werden. Zahlungsdaten, Kundeninformationen, Angebote und Bestellungen sind nur einige Beispiele.
  • Verwenden Sie starke und sichere Passwörter: Wählen Sie ein Passwort, das schwer zu erraten ist. Es sollte mindestens 12 Zeichen enthalten, darunter Zahlen, Symbole, Klein- und Großbuchstaben. Vermeiden Sie die Verwendung desselben Passworts für mehrere Konten.
  • Verwenden Sie die Multi-Faktor-Authentifizierung: Implementieren Sie die Multi-Faktor-Authentifizierung, um die E-Mail-Sicherheit Ihres Unternehmens zu erhöhen. Hier benötigen Sie mehr als nur Ihr Passwort, um auf Ihr Konto zuzugreifen. Selbst wenn Ihr Passwort kompromittiert wird, ist es für Angreifer schwierig, auf Ihr Konto zuzugreifen.
  • Implementieren Sie eine Richtlinie zur Aufbewahrung von E-Mails: Richten Sie eine Richtlinie ein, nach der Mitarbeiter alle E-Mails löschen müssen, die nicht für den Geschäftsbetrieb benötigt werden. Sie können einen Standard von 60-90 Tagen festlegen und diesen durchsetzen, um die Einhaltung zu gewährleisten.
  • Verwenden Sie E-Mail-Verschlüsselung: Die Verschlüsselung von E-Mails ist unerlässlich. Sie stellt sicher, dass nur autorisierte Benutzer Ihre Nachrichten lesen können. Sie können ein E-Mail-Zertifikat wie Pretty Good Privacy (PGP) oder ein Software-Plugin in Ihrem E-Mail-Client installieren.
  • Richten Sie E-Mail-Authentifizierungsprotokolle ein (SPF, DKIM, DMARC): Die Implementierung von E-Mail-Authentifizierungsprotokollen wie SPF, DKIM und DMARC hilft, Phishing, E-Mail-Spoofing und andere E-Mail-Sicherheitsbedrohungen zu verhindern.

Schulung

Die E-Mail-Sicherheit Ihres Unternehmens ist nur so stark wie ihr schwächstes Glied – der Mensch. E-Mail-Phishing-Angreifer verwenden verschiedene Social-Engineering-Taktiken, um Menschen zu manipulieren, damit sie das tun, was sie wollen. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie Ihre Mitarbeiter in Ihre E-Mail-Sicherheitsstrategie einbinden und sie daran teilhaben lassen.

  • Informieren Sie Ihre Mitarbeiter: Die meisten E-Mail-Angriffe sind erfolgreich, weil jemand auf einen Link klickt oder eine Aktion ausführt. Deshalb ist es wichtig, dass Sie sich und Ihre Mitarbeiter über die Anzeichen von Phishing-E-Mails und deren verheerende Auswirkungen informieren.
  • Üben Sie gesunde Cybersicherheitsgewohnheiten: Klären Sie Ihre Mitarbeiter über gesunde Cyber-Sicherheitsgewohnheiten auf, um eine bessere E-Mail-Sicherheit zu gewährleisten. Dazu gehören unter anderem:
  • Überlegen Sie sich zweimal, bevor Sie auf Links aus unbekannten Quellen klicken.
  • Rückbestätigen Sie Anfragen nach dringenden Überweisungen oder privaten Informationen.
  • Halten Sie Ihre Geräte und Browser auf dem neuesten Stand.
  • Melden Sie alle verdächtigen E-Mails.

Reaktion

Da das Vertrauen, der Ruf und die Einnahmen der Kunden auf dem Spiel stehen, ist es für kleine Unternehmen von entscheidender Bedeutung, Vorfälle frühzeitig zu erkennen und zu verhindern. Durch die Entwicklung einer Strategie zur Reaktion auf Sicherheitsvorfälle können Sie sich auf Angriffe vorbereiten und schnell darauf reagieren. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter wissen, welche Schritte sie im Falle eines Vorfalls oder einer Sicherheitsverletzung unternehmen müssen.

Fazit

Angreifer haben es immer wieder auf kleine und mittlere Unternehmen mit betrügerischen E-Mails abgesehen, um sensible Daten zu stehlen oder das Netzwerk mit Malware zu infizieren. Obwohl Phishing-Angriffe immer häufiger vorkommen, kann die Implementierung der besten E-Mail-Sicherheit für kleine Unternehmen einen großen Beitrag zum Schutz leisten.

Vergessen Sie nicht, regelmäßig Sicherungskopien wichtiger Geschäftsdaten zu erstellen, und verwenden Sie sichere Kennwörter und Multi-Faktor-Authentifizierung für Ihr Konto. Implementieren Sie die E-Mail-Authentifizierungsprotokolle SPF, DKIM und DMARC, um Ihre E-Mail-Sicherheit zu erhöhen, und schulen Sie Ihre Mitarbeiter, wie sie bösartige E-Mails erkennen und verhindern können.

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