Guía para un correo electrónico seguro para las pequeñas empresas

En el mundo cibernético actual, no podemos negar que los piratas informáticos dirigen sus esfuerzos directamente a las personas en lugar de la infraestructura de una empresa, ya que les resulta mucho más fácil encontrar un eslabón débil dentro de una compañía para obtener acceso a información y activos de ésta a través de esa ruta; la verdad más lamentable es que nadie está a salvo de un ciberataque.

Según Deloitte, el 91% de todos los ataques en línea comienzan con un correo phishing que se envía a un objetivo desprevenido. Los crímenes cibernéticos cubren la mayor parte de los ataques de alto perfil que vemos en las noticias a diario, dado que las pequeñas y medianas empresas (PYMES) también son objeto de los mismos tipos de ataques que las empresas grandes.

Las empresas, sin importar su tamaño, necesitan infraestructuras de correo seguras; la habilidad de mitigar ataques cibernéticos para las empresas pequeñas en particular, es clave para su supervivencia y competitividad.

Esta guía ofrece varias formas de proteger la infraestructura de correo electrónico de tu empresa de forma segura, pero antes de sumergirnos en el tema, nos formulamos la pregunta: ¿Cómo podemos lograr un sistema de correo electrónico seguro para pequeñas empresas?

¿Qué es un correo electrónico seguro?

Hemos hablado de las cuentas de correo comerciales, por lo que ya deberías saber en qué se diferencian de otros servicios habituales, tales como Gmail, Microsoft o Yahoo; aquí estamos hablando de cómo proteger la infraestructura que contiene todas las direcciones de correo electrónicos de tu empresa.

La seguridad del correo consta de componentes específicos que incluyen sistemas de encriptación para mensajes de correos electrónicos, puertas de enlace seguras para tus mensajes y protocolos de autenticación tales como SPF, DKIM y DMARC.

Para cubrir todos estos aspectos, especialmente la parte de encriptación, existen diversos servicios en el mercado; ten presente que un servicio de correo seguro para una empresa pequeña funciona de forma similar al correo electrónico normal, pero con algunas mejoras de seguridad. El Protocolo estándar de transferencia de correo (SMTP) envía los mensajes como textos sin formato, por lo que son extremadamente vulnerables a ataques externos.

Ni IMAP ni POP3 protegen los archivos almacenados en tu servidor de correo electrónico, estos necesitan una transferencia segura de mensajes, y los mensajes recibidos deben almacenarse de forma segura.

Es posible proteger tu cuenta de correo de piratas informáticos a través de la autenticación de dos factores o un sistema multifactor, pero necesitas otra capa de defensa para proteger tus datos de accesos no autorizados. Los proveedores de correos seguros para empresas pequeñas ofrecen esta protección adicional.

¿Cómo funciona un sistema de correo seguro? Es simple, cuando envías un mensaje a un destinatario, el algoritmo del correo seguro determina si este debe codificarse según ciertos criterios establecidos; si dicho mensaje cumple con los requisitos, el correo se codifica y es enviado al destinatario.

¿Por qué son importantes los sistemas de correo seguro?

Las empresas sin correo seguro son blancos fáciles de ataques phishing vía correo electrónico; la seguridad de tu infraestructura de mensajes hace que las cosas sean más difíciles para los atacantes, lo que a su vez ayuda a mitigar los ataques cibernéticos por correo electrónico.

En la mayoría de los casos, los ataques de correo intentan atraer un usuario para que procesen o aprueben una solicitud de transferencia falsa, o para que divulguen información confidencial, o incluso para que descarguen software malicioso que puede infectar la red de la empresa o retener sus datos para pedir rescate.

Sin importar el tamaño de su negocio, un ataque phishing por correo exitoso puede causar daños catastróficos, incluyendo pérdidas financieras incalculables; el ataque también puede provocar tiempo de inactividad y daño a la reputación de la compañía. Con un sistema de correo seguro, cualquier actor malicioso le resulta difícil secuestrar sus comunicaciones, lo cual reduce tu exposición al riesgo.

Cómo garantizar un sistema de correo seguro para pequeñas empresas

La mayoría de las PYMES descuidan la seguridad de sus correos debido a diversos factores, desde la falta de presupuesto, hasta la carencia de personal de IT; algunas de estas compañías incluso usan correos personales para tratar asuntos laborales, dispersando su capacidad de englobar su dominio e infraestructura de correos electrónicos como una entidad holística. Para tales casos, no tiene sentido siquiera conversar sobre la implementación de una infraestructura de seguridad de clase empresarial.

Hay que tener presente que internet está lleno de consejos y trucos para proteger el correo electrónico de su empresa; lo más común es que consigas tres pasos básicos para lograr tus objetivos y tener un correo electrónico seguro: prevención, educación y respuestas rápidas.

Prevención

Desde el momento en que configuras tu “familia” de correos para empresa pequeña, debes empezar a pensar en grande; sin importar cuántas cuentas de correo electrónico tengas en tu infraestructura, es necesario adherirse a protocolos de seguridad, hacer copias de respaldo periódicas y establecer otras prácticas que te preparará para el éxito; recuerda: prevenir un desastre es más fácil que lidiar con las consecuencias.

  • Crea un plan de seguridad en línea: las empresas pequeñas deben prepararse para lo peor; nunca asumas que es imposible ser blanco de delitos cibernéticos; asegúrate de preparar un plan de gestión de desastres que incluya políticas, tecnologías, procedimientos y estrategias para abordar la seguridad de tu correo y así garantizar respuestas rápidas frente a un ataque.
  • Realiza copias de seguridad periódicas: las empresas pequeñas deben realizar copias de seguridad periódicas de todos sus datos críticos, particularmente de los que impulsan sus operaciones diarias y otros que sean importantes, tales como las formas de pago, e información de tus clientes, y las cotizaciones y pedidos solicitados.
  • Usa contraseñas fuertes y seguras: procura elegir una contraseña que sea difícil de adivinar, esta debe contener al menos 12 caracteres, incluyendo números, símbolos, uso de minúsculas y mayúsculas, no es recomendable usar la misma contraseña en varias cuentas.
  • Utiliza la autenticación multifactor: te recomendamos implementar la autenticación multifactor para aumentar la seguridad del sistema de correo de tu empresa; aquí necesitas algo más que una contraseña para acceder a su cuenta, ya que, si esta se ve comprometida por alguna razón, a los atacantes les resultará difícil acceder a tu cuenta.
  • Implementa políticas de retención de correos: configura una política que permita a los empleados eliminar cualquier correo que no sea necesario para las operaciones comerciales; puedes establecer estándares de 60 a 90 días y aplicarlo para garantizar el cumplimiento de este.
  • Usa el sistema de encriptado para tus correos electrónicos: la encriptación de correos es un componente esencial en la seguridad actual, ya que garantiza que solo usuarios autorizados puedan leer tus mensajes. Puedes instalar un sistema de certificado de correos como Pretty Good Privacy (PGP) o un complemento de software en tu cliente de correos.
  • Configura protocolos de autenticación de correo electrónico (SPF, DKIM, y DMARC): la implementación de protocolos de autenticación de correo como SPF, DKIM y DMARC ayuda a prevenir el phishing, la suplantación de identidad y otras amenazas a la seguridad del correo electrónico.

Educación

La seguridad del sistema de correo de tu empresa es tan fuerte como el eslabón más débil: el ser humano. Los ataques phishing por correo electrónico se valen de diversas tácticas de ingeniería social para manipular a las personas y hacer que estas hagan lo que el atacante quiere, por lo que es fundamental que tus empleados inviertan tiempo y se involucren en tu estrategia para mantener un sistema de correos electrónicos seguros.

  • Informa a tus empleados: la mayoría de los ataques por correo tienen éxito porque alguien hace clic en un enlace o realiza una acción indebida: es por eso que es crucial educar a tus empleados sobre las señales de correos phishing y sus devastadores efectos.
  • Practica hábitos saludables de seguridad en línea: educa a tu personal sobre hábitos sanos para una óptima seguridad en línea y así garantizar una mejor seguridad de tu sistema de correo, algunos de los consejos más básicos son los siguientes: 
  • Piensa dos veces antes de hacer clic en enlaces que provienen de fuentes desconocidas
  • Confirma las solicitudes de transferencias urgentes o información privada con una llamada
  • Mantén actualizados tus dispositivos y navegadores
  • Reportar cualquier correo electrónico sospechoso

Respuesta rápida

Teniendo la confianza, reputación, e ingresos de los clientes en juego, es vital que los propietarios de empresas pequeñas detecten y prevengan cualquier incidente en curso desde el comienzo; al crear una estrategia de respuesta a incidentes de seguridad, puede prepararte para cualquier ataque y abordarlo con rapidez, siempre asegúrate que tus empleados conozcan los pasos que deben seguir si ocurre un incidente de esta índole.

Pensamientos de cierre 

Los atacantes tienen en la mira a las pequeñas y medianas empresas con el envío constante de correos fraudulentos, los cuales tienen como fin robar datos confidenciales o infectar la red con malware. Aunque los ataques de phishing son cada vez más comunes, implementar un buen sistema de correo electrónico seguro para empresas pequeñas contribuye en gran medida a su protección.

No olvides hacer copias de seguridad de los datos comerciales críticos con regularidad y asegúrate de usar contraseñas seguras y autenticación multifactor en tus cuentas. Implementa protocolos de autenticación de correo SPF, DKIM y DMARC para así fortalecer la seguridad de tu infraestructura de correo electrónico y educa a tus empleados para que sepan cómo identificar y prevenir correos maliciosos.

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