Die 6 besten E-Mail-Sicherheitstipps für kleine Unternehmen

Die E-Mail hat sich zu einem der effizientesten und kostengünstigsten Kommunikationsmittel weltweit entwickelt. Da kleine Unternehmen auf E-Mail-Kommunikation angewiesen sind, ist dies ein gängiger Weg für Cyberkriminelle, um sensible Unternehmensdaten zu stehlen. Cyberkriminelle haben es auf E-Mails abgesehen, weil sie relativ billig und einfach zu benutzen sind und eine Reihe von Schwachstellen aufweisen, die sie ausnutzen können.

Ransomware-Angriffe, Datenlecks und Viren sind nur einige der möglichen E-Mail-Sicherheitsprobleme, die zu finanziellen oder Reputationsschäden führen können. Nach Angaben des FBI werden jährlich die meisten Fälle von E-Mail-Phishing verzeichnet, während Business Email Compromise (BEC) ist der E-Mail-Betrug, der den größten finanziellen Schaden verursacht.

E-Mail-Sicherheit ist ein wichtiges Thema, mit dem sich jedes kleine Unternehmen befassen sollte, um das Risiko dieser bösartigen Bedrohungen auszuschalten. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie Ihre E-Mail-Kommunikation mit unseren Tipps zur E-Mail-Sicherheit für Unternehmen schützen können.

Erstellen Sie einen Cybersicherheitsplan

Ein Cybersicherheitsplan ist einer der wichtigsten E-Mail-Sicherheitstipps für Unternehmen. Er ist zwar nur eine Komponente Ihrer allgemeinen Sicherheitsstrategie, aber definitiv nicht zu vernachlässigen. Von der Festlegung von Protokollen bis hin zur Sicherstellung, dass Ihre Mitarbeiter für die Bewältigung von Bedrohungen gerüstet sind, ist ein Cybersicherheitsplan das Fundament für den Schutz Ihres Unternehmens.

Implementierung bewährter Praktiken für die Arbeit von zu Hause aus

Aufgrund der COVID-19-Pandemie sind viele Unternehmen gezwungen, remote zu arbeiten. Dies hat zu einem Anstieg der Zahl der E-Mail-Phishing-Angriffe geführt. Da die Mitarbeiter außerhalb des Sicherheitsbereichs des Unternehmens arbeiten, sind sie anfälliger für Social-Engineering-Angriffe.

Kleine und mittlere Unternehmen, die remote arbeiten, sollten die besten Sicherheitspraktiken implementieren, die mit ihren Geschäftszielen übereinstimmen. Alle Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, sollten aktuelle und zuverlässige Antiviren- und Internetsicherheitssoftware verwenden. Eine sichere WLAN-Verbindung mit WPA2-Verschlüsselung und ein komplexer Router-Passcode sind ebenfalls unerlässlich.

Richtlinien für die Verwaltung mobiler Geräte

Kleine und mittlere Unternehmen sollten strenge Richtlinien für die Verwaltung mobiler Geräte erstellen, die die Nutzung von Firmen- oder Privatgeräten zum Senden und Empfangen von Geschäfts-E-Mails regeln. Die Richtlinien sollten starke Passwörter, Telefonsperren und sogar App-Sperren vorschreiben.

Unternehmer können eine Unternehmenslösung mit integrierten Funktionen zur Verwaltung mobiler Geräte installieren, um wichtige Geschäftsdaten zu schützen.

Verwenden Sie E-Mail-Verschlüsselung

Kleinunternehmer sollten Anbieter nutzen, die E-Mails verschlüsseln, um zu verhindern, dass Cyberkriminelle auf ihre Nachrichten zugreifen und sie lesen. Sie können Ihre E-Mails auf verschiedene Weise verschlüsseln, je nachdem, welche Sicherheitsstufe Sie wünschen.

KMUs können einen verschlüsselten E-Mail-Hosting-Dienst eines Drittanbieters nutzen oder ein E-Mail-Sicherheitszertifikat wie Pretty Good Privacy (PGP) auf ihrem E-Mail-Server installieren. Dies ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, einen geheimen Schlüssel zum Ver- und Entschlüsseln von Nachrichten zu verwenden.

Setzen Sie E-Mail-Sicherheitsprotokolle durch

E-Mails werden ohne Rücksicht auf die Sicherheit entworfen, daher ist es für KMUs unerlässlich, E-Mail-Sicherheitsprotokolle durchzusetzen, um ihre Nachrichten vor böswilligem Zugriff zu schützen. SPF, DKIM und DMARC bieten eine zusätzliche Sicherheitsebene für Ihre E-Mails. Die Einführung von E-Mail-Sicherheitsprotokollen kann dazu beitragen, Phishing und E-Mail-Spoofing zu verhindern.

Stärken Sie das Cyber-Bewusstsein

Kleine und mittlere Unternehmen sollten Programme zur Sensibilisierung ihrer Mitarbeiter für die Gefahren von E-Mail-Angriffen durchführen und sie darüber aufklären, welche Schritte sie unternehmen sollten, wenn sie bösartige E-Mails bemerken. Im Folgenden finden Sie einige bewährte Verfahren, die Sie bei Ihren Mitarbeitern durchsetzen sollten.

Passwort-Hygiene

Passwort-Hygiene stärkt Ihre Cybersicherheits-Verteidigung gegen Angreifer. Angreifer neigen dazu, Passwörter zu erraten, Anmeldeinformationen auszufüllen oder Brute-Force-Angriffe durchzuführen, um Konten mit schwachem Schutz zu kompromittieren. Daher sollten KMUs auf die Passwort-Hygiene ihrer Mitarbeiter achten. Es ist auch eine gute Praxis, die Verwendung von Passwortmanagern vorzuschreiben.

Die Erstellung sicherer und eindeutiger Passwörter und deren Aktualisierung für verschiedene Konten ist mit spezieller Software einfacher.

Sperren des Bildschirms

Sperren Sie Ihren Computer, wenn Sie sich von Ihrem Arbeitsplatz entfernen? Dies mag nicht als großes Problem erscheinen, aber wenn Sie Ihren Computer nicht sperren, kann ein Angreifer Zugang zu vertraulichen Informationen erhalten. Kleine und mittlere Unternehmen sollten eine Richtlinie einführen, die vorsieht, dass alle Mitarbeiter ihre Handy- oder Computerbildschirme sperren, wenn sie nicht in Gebrauch sind.

2FA/Multi-FA

Der Schutz Ihres Unternehmens und der Konten Ihrer Kunden sollte ein wesentlicher Bestandteil Ihres Geschäftsplans sein. Kleine Unternehmen sollten die Multi-Faktor-Authentifizierung einführen, um eine zusätzliche Sicherheitsebene für alle Geräte und Konten zu schaffen. Damit wird sichergestellt, dass jeder, der versucht, sich in Ihr Netzwerk einzuloggen, mehr als nur die Anmeldedaten angeben muss, um Zugang zu erhalten.

Aufbewahrung von E-Mails

Klären Sie die Mitarbeiter darüber auf, welche Daten für das Unternehmen wichtig sind, und erstellen Sie eine Richtlinie zur Aufbewahrung von E-Mails. Die Richtlinie sollte die Mitarbeiter dazu anregen, E-Mails zu löschen, die nicht für die Geschäftsabläufe relevant sind, und die Einhaltung der Richtlinien durchsetzen. Sie können eine Richtlinie für 60-90 Tage erstellen, die die automatische Archivierung irrelevanter E-Mails und die endgültige Löschung nach einem bestimmten Zeitraum vorsieht.

Verwenden Sie ein VPN

Selbst wenn Ihre Mitarbeiter die besten Sicherheitspraktiken befolgen, ist es in einigen Fällen erforderlich, ein VPN zu verwenden, um einen verschlüsselten Tunnel zu erstellen, der ein Heimgerät mit einem Unternehmensnetzwerk verbindet. Auf diese Weise kann Ihr Unternehmen vor Cyberkriminellen geschützt werden, die es auf das heimische WLAN abgesehen haben.

Kostenlose VPNs werden von den Mitarbeitern kleiner und mittlerer Unternehmen häufig genutzt, weil sie „kostenlos“ sind. Vermeiden Sie jedoch die Nutzung dieser Dienstleistungen, da viele von ihnen Ihre Daten an Dritte verkaufen. Achten Sie bei kostenpflichtigen VPNs darauf, dass der Dienstanbieter in einem Land mit strengen Datenschutzbestimmungen ansässig ist.

Führen Sie Backups durch

Backups sind für die Aufrechterhaltung eines ununterbrochenen Geschäftsbetriebs von entscheidender Bedeutung. Ganz gleich, ob ein Mitarbeiter versehentlich einen Artikel in Ihrem Blog löscht, ein Fehler auf Ihrer Website auftritt, Malware Ihre Systeme beschädigt oder Ransomware auftaucht – Sie benötigen Backups, um die neueste Version Ihrer Daten wiederherzustellen. Backups sind ein Sicherheitsnetz, auf das Sie zurückgreifen können.

Die Wiederherstellung Ihrer Daten ohne Backups kann zu einer mühsamen und teuren Aufgabe werden, insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen, die nicht über diese Ressourcen verfügen.

Fazit

Cyberkriminelle werden immer wieder bösartige E-Mails an KMUs senden, um wichtige Informationen zu stehlen und ihre Netzwerke zu gefährden. Deshalb müssen Inhaber kleiner Unternehmen die besten E-Mail-Sicherheitspraktiken anwenden, um sich auf diese Risiken vorzubereiten und sie zu bewältigen.

Jetzt, da Sie die besten E-Mail-Sicherheitstipps kennen, können Sie Ihre E-Mails, Kunden und Mitarbeiter vor bösartigen Angriffen schützen. Vergessen Sie nicht, einen Cybersicherheitsplan zu erstellen, Ihre Mitarbeiter darin zu schulen, Phishing-Angriffe zu erkennen, und ihnen beizubringen, wie sie darauf reagieren können. Denken Sie auch daran, dass regelmäßige Backups unerlässlich sind.

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