Alle sind sich einig, dass die E-Mail immer mehr zum bevorzugten Kommunikationskanal für Unternehmen und Kunden wird. Jedes Unternehmen nutzt geschäftliche E-Mails, um mit seinen Partnern, Lieferanten, Verkäufern und Kunden in Kontakt zu bleiben. Mit Hilfe von KI und ML werden E-Mail-Dienste innovativer und wertvoller als je zuvor.
Aber in den letzten Jahren haben wir auch einen dramatischen Anstieg von Spam-E-Mails erlebt. Wenn Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse verwenden, um sich auf Websites zu registrieren oder Newsletter zu abonnieren, wissen Sie wahrscheinlich, wie lästig Spam-Nachrichten sein können.
Dank der E-Mail-Spammer haben Sie vielleicht sogar schon einen Posteingang voller Spam-E-Mails, die Sie gar nicht lesen wollen. Die meisten modernen Algorithmen zur Spam-Filterung können bis zu 90% des Spams erkennen, aber das führt immer noch dazu, dass fast ein Drittel aller Benutzer-E-Mails Junk-Nachrichten sind, die möglicherweise bösartige Links oder Anhänge enthalten.
Auch die Nutzung Ihrer geschäftlichen E-Mail-Adresse für private Zwecke kann problematisch sein. Die gute Nachricht ist, dass Sie Maßnahmen ergreifen können, um Spam-Probleme zu beheben und Ihren Posteingang im Unternehmen sauber zu halten.
Lesen Sie weiter, um herauszufinden, wie Sie Spam-E-Mails stoppen können.
Tipps für Unternehmen
Bevor wir auf die Feinheiten des Umgangs mit Spam in Ihrem Unternehmen eingehen, sollten wir einige allgemeine bewährte Verfahren erörtern. Zunächst müssen Sie die Antwort auf diese zentrale Frage kennen: Was sind Spam-E-Mails und wie können Sie sie verhindern?
Unter Spam- oder Junk-E-Mails versteht man unerwünschte Werbe-E-Mails, die in der Regel massenhaft versandt werden. Diese E-Mails bieten typischerweise Produkte und Dienstleistungen an, können aber auch betrügerisch sein und gefälschte Rabatte oder Sonderangebote enthalten, die oft „zu schön sind, um wahr zu sein“.
Am besten lässt sich Spam mit gesundem Menschenverstand verhindern. Um Ihren geschäftlichen E-Mail-Posteingang zu schützen, ist es hilfreich, die häufigsten Spam-Quellen zu kennen und zu wissen, wie man sie vermeidet. Befolgen Sie die unten beschriebenen einfachen Regeln, und Sie werden einen sauberen Posteingang haben, ohne dass bösartige Angebote in Ihren Filtern landen:
- Melden Sie sich bei Websites mit Einweg-E-Mail-Adressen an oder verwenden Sie öffentliche ESPs.
- Verwenden Sie unterschiedliche Passwörter für jede Website, bei der Sie sich anmelden.
- Klicken Sie nicht auf Links in E-Mails von Personen, die Sie nicht kennen.
- Versuchen Sie, der Versuchung zu widerstehen, auf alles zu klicken, was Ihnen in die Quere kommt.
- Wenn Sie die IT-Abteilung leiten, richten Sie für jeden Mitarbeiter ein eigenes E-Mail-Konto ein.
- Richten Sie Warnmeldungen für eingehende E-Mails ein, bei denen es sich um Spam handeln könnte.
- Schulen Sie Ihre Mitarbeiter, wie wichtig es ist, bei der E-Mail-Korrespondenz diskret vorzugehen.
- Falls erforderlich, können Sie auch spezielle Richtlinien für die Verwendung von geschäftlichen E-Mails innerhalb des Unternehmens aufstellen.
Jetzt können wir weitermachen und lernen, wie wir Spam-E-Mails dauerhaft stoppen können:
Authentifizieren Sie Ihre E-Mail-Infrastruktur
E-Mail-Authentifizierungsprotokolle wie DMARC, DKIM und SPF sind die beste Methode, um E-Mail-Spammer abzuwehren. Ihre IT-Abteilung kann diese Richtlinien einrichten, damit alle von Ihrer Domain gesendeten Nachrichten von einer verifizierten Quelle stammen.
DMARC ist die ultimative Authentifizierungsstrategie, die mit Hilfe von SPF (Sender Policy Framework) und DKIM (Domain Keys Identified Mail) alle betrügerischen E-Mails unterdrückt. Diese Protokolle arbeiten zusammen, um sicherzustellen, dass alle Ihre E-Mails authentisch sind. Das System verhindert auch, dass sich böswillige Akteure online als Ihre Domain ausgeben.
Eine stabile, DMARC-authentifizierte Domain ist die beste Garantie, die Sie Ihren Kunden und Geschäftspartnern für Ihre Online-Präsenz bieten können. Zwar können Sie damit eingehende Spam-Nachrichten nicht verhindern, aber Sie haben die Gewissheit, dass betrügerische Spam-Nachrichten, die den guten Namen Ihres Unternehmens verwenden, abgewiesen und blockiert werden.
Mit DMARC verringern Sie das Risiko, von Datenverlusten wie Spoofing oder Spamming betroffen zu sein. EasyDMARC unterstützt Sie mit einem Expertenteam, einem umfangreichen Katalog von Tools und Komplettlösungen, die Ihre E-Mail-Sicherheit erhöhen.
Verwenden Sie Spam-Filter und trainieren Sie sie
Normalerweise ist ein solider Filter die erste Verteidigungslinie gegen Spam-Mails. Die meisten E-Mail-Anbieter verfügen über einen Spam-Filter, der verdächtige eingehende Nachrichten kennzeichnet und es Ihnen ermöglicht, sie zu löschen, ohne sie zu lesen.
In einigen Fällen können Sie Ihren Spam-Filter so trainieren, dass er weniger legitime Nachrichten als Spam erkennt, aber dennoch Spam fernhält. Sie können Spam-Filter trainieren, indem Sie betrügerische Nachrichten in den Spam-Posteingang verschieben, wenn sie jemals Ihren Posteingang erreichen.
Es gibt auch verschiedene Spam-Filter von Drittanbietern, die Sie auf Ihrem Computer oder in Ihrem E-Mail-Konto installieren können. Sie sind in der Regel kostenlos oder haben eine kostenlose Testphase und können sehr wirksam gegen Spam sein.
Tipps für Mitarbeiter
Lassen Sie uns nun über die Dinge sprechen, die Ihre Mitarbeiter tun können, um ihre Posteingänge sauber und frei von Spam zu halten. In erster Linie sollten sie ihre geschäftlichen E-Mail-Adressen wie die Unternehmenswebsite behandeln. Ihre Mitarbeiter sollten es vermeiden, sich für Newsletter oder andere Angebote anzumelden, es sei denn, sie haben einen guten Grund dafür.
Es ist auch wichtig, dass Mitarbeiter niemals auf E-Mails antworten, bei denen sie den Verdacht haben, dass es sich um Betrug handeln könnte, selbst wenn es so aussieht, als käme sie von einer internen und legitimen Quelle. Alle ungewöhnlichen Anfragen sollten immer persönlich bestätigt werden. Insgesamt sollten die geschäftlichen E-Mail-Adressen auf arbeitsbezogene Mitteilungen beschränkt werden.
Verwenden Sie geschäftliche E-Mail-Adressen nur für die Arbeit
Das ist leichter gesagt als getan. Wir müssen unsere grundlegenden Instinkte überwinden, um zu lernen, wie wir keine Spam-E-Mails mehr erhalten. Wir Menschen neigen dazu, alles für uns selbst einfacher zu machen. Deshalb ist die Anmeldung bei den meisten Diensten mit einer einzigen E-Mail-Adresse ein sicherer Weg, um ohne Probleme Zugang zu allem zu erhalten, was wir brauchen. Viele ESPs bieten die einfache Möglichkeit, sich bei Diensten wie sozialen Medien und Software mit unseren E-Mail-Konten anzumelden.
Google und Facebook stehen an der Spitze der Dienste mit ihren einfachen Anmeldeverfahren. Ihr geschäftliches E-Mail-Konto auf diese Weise zu nutzen, ist unklug, vor allem wenn Ihr Unternehmen Google Workspace verwendet. Es mag zwar mehr Zeit in Anspruch nehmen, aber nutzen Sie stattdessen Ihre private E-Mail-Adresse für soziale Medien und Newsletter und schützen Sie den Posteingang Ihres Unternehmens, indem Sie ihn nur für die berufliche Kommunikation nutzen.
Melden Sie sich von unnötigen Newslettern ab
Um Spam zu vermeiden, sollten Sie sich von Newslettern und Mailinglisten abmelden, die Sie nicht interessieren. Das scheint einfach zu sein, ist aber ziemlich schwer. Die meisten Newsletter und Mailinglisten sind so aufgebaut, dass es für Sie so schwierig wie möglich ist, sich aus ihnen auszutragen.
Finden Sie eine Möglichkeit, sich abzumelden, und tun Sie es so bald wie möglich. In der Regel finden Sie in den E-Mails, die Sie von diesen Newslettern und Mailinglisten erhalten, irgendwo einen Link mit der Aufschrift „Abmelden“ oder „Abonnements verwalten“. Achten Sie auf jeden Dienst, der eine schwierige Abmeldemöglichkeit bietet.
Wie bereits erwähnt, sollten Sie es vermeiden, sich mit Ihrer geschäftlichen E-Mail-Adresse bei Diensten oder Newslettern Dritter anzumelden. Wenn Sie sich für diese Dienste anmelden müssen, informieren Sie am besten die IT-Abteilung oder vergewissern Sie sich, dass die Website seriöse, hilfreiche Informationen für Ihren Arbeitsbereich bietet.
Halten Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse aus den sozialen Medien heraus
Wenn Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse in sozialen Medien veröffentlichen, gewähren Sie Spammern und Betrügern freien Zugang zu Ihrem Posteingang. Das mag seltsam und kontraproduktiv klingen, da es den Zweck des Networking zunichte macht, aber es ist eine ausgezeichnete Idee.
Dies gilt insbesondere, wenn Sie ein Unternehmenskonto mit einem bekannten Namen haben. Seien Sie vorsichtig mit Ihren Beiträgen und halten Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse von sozialen Medien fern, es sei denn, es ist notwendig. Soziale Medien sind für die meisten Arbeitsplätze eines der größten Sicherheitsprobleme. Sie sind ein ideales Einfallstor für E-Mail-Spammer. Wenn Sie Ihre Social-Media-Profile mit Ihrem geschäftlichen E-Mail-Konto verknüpfen, können Hacker Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse fälschen, spammen oder ausnutzen.
Dabei geht es nicht nur um Spam-E-Mails, sondern auch um andere Sicherheitsaspekte. Wenn Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse mit Ihren Konten in den sozialen Medien verbunden ist, können Spammer darüber in Ihre Geschäftskonten eindringen und auf Ihre vertraulichen Daten zugreifen. Wenn Sie diese Dinge getrennt halten, können Sie Ihre Konten in den sozialen Medien schützen und Ihr geschäftliches E-Mail-Konto sicherer machen.
Fazit
Die E-Mail ist der am häufigsten genutzte Kanal für die Kommunikation und das Marketing von Unternehmen. Angesichts dieser Bedeutung ist es nicht verwunderlich, dass Spammer Unternehmen mit bösartigen E-Mail-Kampagnen angreifen, um Daten zu stehlen, Viren zu verbreiten und Menschen zum Kauf von Produkten zu verleiten, die sie nicht wollen.
Zum Glück ist es einfach, Spam in Ihrem Posteingang zu verhindern. Vermeiden Sie es, auf Links in verdächtigen E-Mails zu klicken, verwenden Sie für jede Website, bei der Sie sich anmelden, ein anderes Passwort, und trainieren Sie Ihre Spam-Filter, damit sie besser unterscheiden können. Sie können Ihre E-Mail-Infrastruktur auch jederzeit authentifizieren. EasyDMARC kann Ihnen dabei helfen, damit alle Ihre Nachrichten sicher bei Ihren Empfängern ankommen.