Das Versenden einer E-Mail scheint ein einfacher Vorgang zu sein. Geben Sie einfach eine E-Mail-Adresse ein, tippen Sie Ihre Nachricht und drücken Sie auf Senden. Ihr Auftraggeber stellt dann die Nachricht an den gewünschten Empfänger zu.
Ziemlich einfach, oder? Die meisten E-Mail-Benutzer verstehen die damit verbundenen Feinheiten nicht, und das müssen sie auch nicht.
Das einzige Problem ist, dass sie sich auch der damit verbundenen Schwachstellen nicht bewusst sind.
Lesen Sie weiter, um mehr über E-Mail-Sicherheit und einige der Maßnahmen zu erfahren, die Sie ergreifen können, um bei der Kommunikation Ihre Privatsphäre zu schützen.
Wie funktionieren E-Mails?
Im Kern ist die E-Mail ein Kommunikationskanal mit einem Absender, einer Nachricht und einem Empfänger. Die technischen Einzelheiten kommen zum Vorschein, wenn man sich näher mit den Mechanismen des Versands von elektronischer Post befasst.
Versenden einer E-Mail
Wenn Sie jemals eine E-Mail verschickt haben, haben Sie entweder einen E-Mail-Client (z. B. Outlook) oder eine webbasierte Anwendung (z. B. Gmail, Yahoo usw.) verwendet, um Ihre Nachricht zu verfassen und zu versenden. Diese Programme werden als Mail Transfer Agents (MTAs) bezeichnet.
Die Clients verwenden das so genannte Simple Mail Transfer Protocol (SMTP), um ihre Nachrichten zwischen Sende- und Empfangsserver zu übertragen.
Einfach ausgedrückt: Wenn Sie auf „Senden“ klicken, nimmt SMTP Ihre Nachricht entgegen und legt sie auf dem Server des Empfängers ab. Einfach, oder? Nicht so schnell…
Bevor SMTP dies tun kann, muss es das Domain Name System (DNS) des Empfängers nach einigen Informationen befragen.
Zunächst ermittelt SMTP die IP-Adresse des Empfängers und überprüft dann den Mail Exchange Record (MX), um sicherzustellen, dass die Domain existiert. Wenn alles in Ordnung ist, erreicht die E-Mail den Server des Empfängers. Wenn etwas schief geht (z. B. wenn der Absender die E-Mail-Adresse falsch geschrieben hat), wird die E-Mail zurückgeschickt.
Empfangen einer E-Mail
Sobald die Nachricht auf dem Server des Empfängers angekommen ist, beendet SMTP seine Aufgabe und macht Platz für ein anderes Protokoll zwischen dem Empfangsserver und dem MTA des Empfängers. Es gibt einige Protokolle, die diese Aufgabe übernehmen, darunter IMAP (Internet Access Message Protocol) und POP3.
POP steht für Post Office Protocol. Es handelt sich um ein Programm, das nur Zugang zu einem bestimmten Server gewährt, auf dem Sie die Nachricht speichern müssen. Sie müssen nicht online sein, um darauf zuzugreifen.
Ursprünglich war POP der Mechanismus zum Abrufen von E-Mails, doch mit der Entwicklung des Internets und dem Besitz verschiedener Geräte wurde diese Funktion hinfällig. Mit POP3 können Sie nur von einem festen Standort aus auf Ihre E-Mails zugreifen.
Im Gegensatz dazu bietet IMAP die Möglichkeit, Ihre E-Mails auf allen Geräten und Clients zu synchronisieren.
Auf dieser Seite findet eine ähnliche Reihe von Überprüfungen statt. Der Server des Empfängers:
- Fragt, wer die Nachricht gesendet hat (AKA Domain-Check)
- Überprüft die E-Mail-Adresse des Absenders
- Verpackt die E-Mail
- Sendet sie an den E-Mail-Client des Empfängers
Wie Sie sehen, stecken hinter dem scheinbar einfachen Vorgang des Versendens und Empfangens einer E-Mail eine Menge Schritte. Wenn man bedenkt, dass E-Mails im Wesentlichen aus Text bestehen, wird klar, warum jede dieser Aktionen extern geschützt werden muss.
Lassen Sie uns einen tieferen Einblick in die E-Mail-Sicherheit gewinnen und warum sie so wichtig ist.
Was ist E-Mail-Sicherheit?
Auch wenn die meisten von uns jeden Tag E-Mails nutzen, ist jede Nachricht für Cyberkriminelle wertvoll. Daher ist es wichtig zu wissen, wie man Dokumente sicher per E-Mail versendet. Tatsächlich ist die Sicherung jeder Art von E-Mail von grundlegender Bedeutung, um Hacker daran zu hindern, sie zu nutzen.
Selbst wenn Ihre E-Mails keine sensiblen Daten enthalten oder Ihrer Meinung nach für andere Personen irrelevant sind, können sie dennoch Ihre Identität preisgeben. Cyberkriminelle können die gesammelten Daten nutzen, um Sie in Zukunft zu identifizieren und ins Visier zu nehmen. Jede Nachricht liefert ihnen genügend Informationen, um weitere Cyberstraftaten zu verüben.
Arten von E-Mail-Sicherheitsbedrohungen
Unzureichende E-Mail-Sicherheit kann dazu führen, dass sensible Informationen verschiedenen Bedrohungen ausgesetzt sind. Diese Arten von Angriffen lassen sich in zwei Kategorien einteilen: Bedrohungen während der Übertragung und im Posteingang.
Bedrohungen während der Übertragung
Dies geschieht, während die Nachricht noch versendet wird. Dabei handelt es sich um so genannte Man-in-the-Middle-Angriffe, bei denen Dritte den Datenverkehr zwischen dem Absender und dem Empfänger überwachen oder verändern.
Diese Dritten nutzen dann die Informationen, um eine gefälschte E-Mail zu erstellen, die die ursprüngliche nachahmt. Dadurch gelangen sensible Informationen in die falschen Hände, E-Mails werden durch Ransomware als Geiseln genommen, Malware wird heruntergeladen usw.
Bedrohungen im Posteingang
Bedrohungen des Posteingangs werden in der Regel in Form von Phishing-E-Mails verschickt: betrügerische E-Mails, die die Opfer dazu verleiten, ihre Daten preiszugeben. Daher ist es wichtig, dass Sie immer wissen, welche E-Mail-Anhänge im Allgemeinen sicher geöffnet werden können.
Eine weitere Form der Bedrohung des Posteingangs sind Spam-Mails, die dazu verleiten, schädliche Dateien oder Malware herunterzuladen, um den Computer des Opfers zu übernehmen. Diese Art von E-Mails wird in der Regel für betrügerische Aktivitäten verwendet.
Es gibt noch viele andere Arten von Bedrohungen, aber die eben beschriebenen sind am weitesten verbreitet. Cyber-Bedrohungen entwickeln sich auch im Laufe der Zeit weiter, so dass es für Einzelpersonen und Organisationen immer schwieriger wird, mit den Cyber-Bedrohungsakteuren Schritt zu halten.
Sicherheit durch E-Mail-Verschlüsselung
Die E-Mail-Verschlüsselung ist die erste Sicherheitsstufe für Ihre E-Mails. Dazu gehören die Einrichtung von Transport Layer Security (TLS) und die Implementierung einer End-to-End-Verschlüsselung.
TLS ist ein kryptografisches Protokoll – ein Rohr, wenn Sie so wollen, das Daten über das Internet transportiert. Es wurde entwickelt, um den unbefugten Zugriff auf die gespeicherten Daten von einem Server zum anderen zu verhindern.
Die End-to-End-Verschlüsselung erfolgt an den Endpunkten der Kommunikation – auf dem Server des Absenders und dem des Empfängers.
Der Verschlüsselungsschlüssel der Nachricht wird verwendet, um einen unbefugten Zugriff auf den Inhalt der E-Mail zu verhindern. Wenn die Nachricht abgefangen wird, würde sie zum Beispiel eine zufällige Folge von Buchstaben und Zahlen enthalten. Der vorgesehene Empfänger ist der einzige, der über einen privaten Schlüssel verfügt, um die verschlüsselte Nachricht des Absenders zu entschlüsseln.
Wenn Sie Ihre E-Mail-Nachrichten vor unbefugtem Zugriff schützen möchten, empfehlen wir dringend die Verwendung eines E-Mail-Clients mit End-to-End-Verschlüsselung.
E-Mail-Sicherheit für Einzelpersonen
Es gibt viele Bedrohungen, aber es gibt auch viele Möglichkeiten, sich zu schützen. Dennoch gibt es keine Ein-Klick-Option. Keine der unten aufgeführten Lösungen kann Sie allein vollständig schützen.
Verwenden Sie ein VPN
Eine der effektivsten Möglichkeiten, Ihre Kommunikation zu schützen, ist die Verwendung eines virtuellen privaten Netzwerks oder VPN. Es schützt Ihren Internetverkehr und leitet ihn an einen Remote-Server weiter. Viele ausgezeichnete kostenlose und kostenpflichtige Angebote bieten einen sicheren, schnellen und zuverlässigen Service. Sie verfügen über eine hochgradige Verschlüsselung und sind so konzipiert, dass sie Ihren Datenverkehr schützen und gleichzeitig eine Hochgeschwindigkeitsverbindung bereitstellen.
Richten Sie individuelle Filter ein
Durch die Einrichtung individueller Spam-Filter für Ihre E-Mail-Anwendung können Sie verhindern, dass die meisten E-Mails mit schädlichen Inhalten in Ihrem Posteingang landen. Sie sollten diese Filter jedoch ständig mit relevanten Schlüsselwörtern aktualisieren, da sich Cyberkriminelle oft neue Methoden ausdenken.
Verwenden Sie Antivirus-Software
Ein Antivirenprogramm verhindert den unbefugten Zugriff auf Ihre privaten Daten. Es kann Phishing-Angriffe, Viren und andere schädliche Bedrohungen erkennen und verhindern. Darüber hinaus können diese Sicherheitsprogramme auch Ihre E-Mails schützen. Sie verfügen in der Regel über verschiedene Tools, um Ihren Posteingang zu schützen, z. B. eine Antiviren-Engine, E-Mail-Verschlüsselung und Tools zur Systemoptimierung.
Zwei-Faktor-Authentifizierung
Die Zwei-Faktor-Authentifizierung ist ein Verfahren, bei dem Anmeldedaten mit externen Informationen aus einer anderen Quelle kombiniert werden. Zum Beispiel ein Hardware-Token, eine Push-Benachrichtigung oder eine Art biometrischer Scan (Fingerabdruck oder Iris-Scan). Früher war es eine Sicherheitsoption in Banking-Apps und anderer wichtiger Software, aber heute bieten die meisten einfachen Benutzerkonten eine Zwei-Faktor-Authentifizierung.
Beschränken Sie die Weiterleitung
Technisch gesehen können Sie jede E-Mail weiterleiten. Dennoch ist es wichtig, dass Sie vorher darüber nachdenken. Die ursprüngliche E-Mail könnte Informationen enthalten, die nicht für die Person bestimmt sind, an die Sie sie weiterleiten. In der Unternehmenskommunikation werden zum Beispiel häufig Informationen über Vermögenswerte, Finanzdaten und andere sensible Daten ausgetauscht. Sicherlich passieren Fehler, aber Vorsicht bei der Weiterleitung ist eine weitere Sicherheitsebene, die jeder Benutzer implementieren kann.
E-Mail-Sicherheit für Unternehmen
Unternehmen sollten nicht nur Maßnahmen zur Stärkung ihrer E-Mail-Sicherheit ergreifen, sondern auch Sicherheitsverfahren einführen, die die Privatsphäre ihrer Mitarbeiter und Kunden schützen. Als Leiter eines Unternehmens können Sie viele Schritte unternehmen, um Cyber-Bedrohungen zu verhindern.
Phishing-Übungen für Mitarbeiter
Der erste Schutz gegen Phishing-Angriffe besteht darin, die richtigen Mitarbeiter an Bord zu haben. Darüber hinaus ist es wichtig, dass die Mitarbeiter in der Erkennung von Phishing-E-Mails geschult werden, damit alle auf dem neuesten Stand der Sicherheit sind. Spitzenunternehmen organisieren nicht nur Schulungsworkshops, sondern geben ihren Mitarbeitern auch praktische Übungen an die Hand.
Multi-Faktor-Authentifizierung
Nicht genug ist immer genug, um Hacker hereinzulassen. Schwache Passwörter und mangelnde Sicherheitshygiene reichen oft aus, um E-Mail-Nutzer einem noch größeren Risiko auszusetzen. Die Multi-Faktor-Authentifizierung ähnelt im Wesentlichen der Zwei-Faktor-Authentifizierung, enthält aber mehr Schritte, um unbefugten Zugriff zu verhindern.
DMARC-Durchsetzung
DMARC ist ein E-Mail-Authentifizierungsprotokoll, das Unternehmen nutzen können, um Domain-Spoofing und Phishing zu verhindern. Cyberkriminelle geben sich oft als Domains aus, um ihre Opfer zum Anklicken von Phishing-E-Mails zu verleiten. Diese Domains werden auch verwendet, um die E-Mail-Adressen der Zielunternehmen zu fälschen.
Die Implementierung von DMARC für Unternehmen trägt dazu bei, den Ruf des Unternehmens zu verbessern und das Vertrauen zu stärken. Sobald Sie das Protokoll eingeführt haben, auch wenn es auf „none“ eingestellt ist, ebnen Sie den Weg zu einer besseren E-Mail-Umgebung.
Fazit
Falls Sie sich immer noch fragen „Wie sicher sind Ihre E-Mails?“, gibt es eine kurze Antwort. Ihre E-Mails sind so sicher, wie Sie sie machen. An sich sind E-Mails aufgrund ihrer Struktur extrem anfällig. Da es sich um einfache Texte ohne Sicherheitsvorkehrungen handelt, sind sie für Cyberkriminelle ein idealer Träger für bösartige Daten.
Schutzmethoden wie Verschlüsselung, Überprüfung und Quellenabgleich können nur so weit gehen, wie Sie sie nutzen. Sie haben also das Wort.