Zustellbarkeit ist wichtig: Tipps, um den Spam-Ordner zu vermeiden

Die Zustellbarkeit von E-Mails ist für jedes Unternehmen absolut entscheidend. Ganz gleich, ob es sich um geschäftliche Angelegenheiten oder Marketing-E-Mails handelt – wenn sie im Spam-Ordner landen, schadet das Ihrem Ruf. Nicht nur, dass Ihre Empfänger es sich zweimal überlegen, ob sie Ihrer Marke vertrauen, es schadet auch der Vertrauenswürdigkeit Ihrer IP und Domain im technischen Sinne.

Der Aufbau einer soliden Beziehung zu Ihrem Publikum besteht aus mehreren Komponenten, darunter die Qualität der Inhalte, das Design und die Legitimität. Es gibt jedoch auch technische Aspekte, die über die „Marketingfassade“ Ihrer Kommunikation hinausgehen. In diesem Artikel erhalten Sie weitere Einblicke.

Vertrauen aufbauen: Befolgen Sie grundlegende E-Mail-Hygiene

Vor einigen Jahren taten Marketingexperten alles, um mehr Aufmerksamkeit auf ihre Inhalte zu lenken – vom Kauf von E-Mail-Listen bis hin zu einprägsamen Formulierungen in der Betreffzeile, um Dringlichkeit zu erzeugen. Heute sind diese Tricks in der Marketing-Community verpönt. Noch wichtiger ist, dass die Technologie immer innovativer wird und E-Mails von Unternehmen, die diese Taktiken anwenden, im Spam-Ordner landen.

Der Aufbau von Vertrauen und der Verteilerliste Ihres Unternehmens kann lange dauern, aber jeder Schritt ist es wert. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie die Qualität der Liste verbessern können:

  • Bitten Sie um die Erlaubnis, E-Mails zu versenden, und lassen Sie sich dies durch ein Double-Opt-In bestätigen.
  • Löschen Sie inaktive Abonnenten und solche, die regelmäßig unzustellbar sind.
  • Behalten Sie Ihre Engagement-Kennzahlen wie Öffnungs-, Lese-, Durchklick-, Freigabe- und Abmeldequoten im Auge.
  • Senden Sie niemals E-Mails an Kunden, die sich abgemeldet haben.

Die Bindung stärken: Bleiben Sie relevant

Lassen Sie uns noch einen Schritt weiter gehen. Die nächste Stufe der Kundenbindung besteht darin, ihnen wertvolle Inhalte zu bieten. Wenn Sie respektvoll und aufrichtig sind, sollte es kein Problem sein, Ihre Abonnenten bei der Stange zu halten.

Neben der Relevanz der Inhalte müssen Sie auch einige andere Punkte beachten:

  • Vermeiden Sie Auslösewörter im Spam-Ordner, Phishing-Phrasen, Manipulationen und unnötige Dringlichkeit oder Übertreibung (zeitlich begrenztes Angebot, Zufriedenheitsgarantie usw.).
  • Erstellen Sie einen ausgewogenen E-Mail-Text ohne übermäßige Verwendung von Bildern, Farben, Ausrufezeichen und Großbuchstaben.
  • Verwenden Sie Alt-Text bei Bildern, damit der Kunde die Botschaft auch ohne die Bilder versteht.
  • Tauschen Sie Anhänge mit Aktionsschaltflächen aus, die zu Landing Pages auf Ihrer Website führen.
  • Versenden Sie eine reine Text- und eine HTML-Version Ihrer E-Mail.

Tiefer eintauchen: Übersehen Sie nicht die technische Seite

Manche Unternehmen tun alles, was wir oben erwähnt haben, und landen trotzdem im Spam-Ordner. Wenn Sie der Konkurrenz einen Schritt voraus sein wollen, sollten Sie sich mit der technischen Seite des Themas befassen.

Wählen Sie einen zuverlässigen E-Mail-Dienstanbieter

Egal wie groß oder klein, jedes Unternehmen braucht einen E-Mail-Dienstleister (Email Service Provider, ESP). Der Dienst verleiht dem Unternehmen ein professionelleres Aussehen, erhöht die Glaubwürdigkeit und bietet maßgeschneiderte digitale Speicheroptionen. ESPs bieten Ihnen erhöhte Sicherheit, Viren- und Spamschutz sowie technische Unterstützung.

Zusätzlich zu den primären E-Mail-Funktionen bieten Dienste wie G Suite, Office 365, Amazon WorkMail usw. weitere Funktionen, darunter die folgenden:

  • Team-Management-Tools und Kalender
  • Messenger, Sprach- und Videochats
  • Zusammenarbeit, Speicherung und Freigabe von Dokumenten
  • Integration von Apps von Drittanbietern
  • Verwaltung von Mobilgeräten und vieles mehr

ESPs fügen Ihren Domain-Namen in die E-Mail-Adresse ein, wodurch Ihr Markenname erkennbar und schwerer zu kopieren ist. Jeder kann eine E-Mail-Adresse in einem kostenlosen Postfach mit einem falschen Namen eröffnen, aber eine E-Mail mit Ihrem Domain-Namen zu fälschen, ist für Cyberkriminelle eine größere Herausforderung.

Verfolgen Sie die Reputation Ihrer IP-Adresse

Das Erreichen einer optimalen Zustellbarkeit hat mit der Reputation Ihrer IP-Adresse zu tun. Sie ist das eindeutige Erkennungsmerkmal Ihres Geräts und ist in allen Mitteilungen des Computers enthalten. Im Wesentlichen ist es die Art und Weise, wie sich andere mit dem Internet verbundene Geräte gegenseitig erkennen.

Für die Reputation sind verschiedene Faktoren ausschlaggebend, darunter Spam-Beschwerden, das Volumen der versendeten E-Mails, schwarze Listen und viele andere. Alle oben beschriebenen bewährten Praktiken haben ebenfalls Einfluss auf die Kennzahl, aber es gibt noch ein paar mehr.

Zunächst einmal müssen Sie Ihre IP-Adresse mit der Zeit warmlaufen lassen, wenn Sie Massen-E-Mails versenden wollen. Neue Adressen, die zu früh zu viele E-Mails versenden, werden von den ESPs markiert. Wenn Sie sie also an das Volumen gewöhnen, vermeiden Sie eine Beeinträchtigung Ihrer Vertrauenswürdigkeit und behalten Ihren Absenderwert.

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, sicherzustellen, dass Marketing-E-Mails von alltäglichen Geschäftsvorgängen getrennt werden. Eine fehlgeschlagene Marketing-Kampagne wirkt sich auf die Zustellbarkeit von E-Mails im Tagesgeschäft aus.

Wenn Ihre Bewertung zu niedrig ist, könnte die IP-Adresse auf eine schwarze Liste gesetzt werden. Jeder ESP hat seine eigene Methode, um sie zu entfernen, so dass Sie nach detaillierten Anweisungen suchen müssen.

Testen Sie die Spam-Bewertung Ihrer E-Mails

Das Einrichten von E-Mail-Kampagnen ist zeitaufwändig, und die Menge, die im Spam-Ordner landet, wirkt sich negativ auf die Rendite des gesamten Unternehmens aus. Wenn es also eine kleine Chance gibt, dass Sie die Sicherheit erhöhen können, bevor die E-Mails verschickt werden, sollten Sie sie nutzen.

Glücklicherweise gibt es einige Tools, die Ihnen zumindest eine gewisse Garantie geben, dass Ihre E-Mails im Posteingang erscheinen. Spam-Checker vergleichen die jeweilige Kommunikation mit strengen Spam-Filtern und teilen Ihnen mit, wie Sie sich verbessern können.

Richten Sie korrekte Authentifizierungseinträge ein

Es ist einfacher, von Anfang an den Weg der “guten Praktiken” zu wählen, als Probleme erst zu beheben, sobald sie auftreten. Dennoch sind sich nur wenige Unternehmen bewusst, dass die Festlegung gesunder E-Mail-Authentifizierungsverfahren entscheidend ist. Bis sie mit einem Problem konfrontiert sind.

Es gibt objektive Gründe, warum kleine Unternehmen diesem Punkt keine Aufmerksamkeit schenken. Es ist nicht nur sehr technisch, sondern man muss auch extrem gründlich sein und jede Art von E-Mail-Kommunikation als einen separaten Fall betrachten.

Im Folgenden werden die wesentlichen, allgemein anerkannten E-Mail-Authentifizierungsprotokolle erläutert.

DKIM (DomainKeys Identified Mail)

Dies ist ein Verschlüsselungsprotokoll mit öffentlichem Schlüssel, das eine unveränderte Kommunikation während der Übertragung gewährleistet.

Der öffentliche Schlüssel muss in den DNS-Einträgen des Empfangsservers vorhanden sein. Dieser sucht in der Kopfzeile der eingehenden E-Mail nach einem verschlüsselten Code, und wenn dieser mit dem ihm vorliegenden Eintrag übereinstimmt, kann die Nachricht entschlüsselt werden. Andernfalls schlägt diese Authentifizierung fehl.

Die Änderung der öffentlichen DKIM-Einträge mindestens einmal im Jahr ist entscheidend für die Verbesserung der Zustellbarkeit von E-Mails. Um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, ist es üblich, zwei Selektoren in der Kopfzeile zu verwenden. Auf diese Weise wird keine Kommunikation zurückgewiesen, wenn Sie den Schlüssel ändern, während die E-Mails übertragen werden. Sichere Schlüssel reichen von 1024 bis 2048 Bit.

SPF (Sender Policy Framework)

Dieses System bestimmt alle IP-Adressen, die E-Mails von einer bestimmten Domain aus senden dürfen. Es wird, wie das oben genannte, in den DNS-Einträgen festgelegt. Im Wesentlichen veröffentlicht der Administrator (Domain-Inhaber) eine Regel, nach der alle Empfänger ihre E-Mails bewerten müssen.

Der Server auf der Empfängerseite prüft die angegebene Regel und vergleicht sie mit den im SPF-Eintrag genannten IP-Adressen. Die Authentifizierung erfolgt, wenn die „Envelope-From“-Domain mit der „From“-Domain übereinstimmt.

SPF ist eine grundlegende Authentifizierungsform mit einigen Einschränkungen, wie z. B. dem Problem der „zu vielen Abfragen“, aber es lohnt sich auf jeden Fall, sie einzurichten, wenn Sie Marketing- oder geschäftsbezogene E-Mails versenden. Außerdem können Sie mit unserem Tool Easy SPF Ihre SPF-Einträge reparieren und optimieren und gleichzeitig das Hinzufügen neuer Sendequellen automatisieren.

DMARC (Domain-Based Message Authentication, Reporting, and Conformance)

Dieser Standard basiert auf den beiden Rahmenwerken, über die wir bereits gesprochen haben, verbessert jedoch einige Aspekte, darunter die folgenden:

  • Definition der Richtlinie: Auf diese Weise können Unternehmen ihre Authentifizierungsprobleme im Laufe der Zeit beheben und sie von Fall zu Fall behandeln. Der Absender empfiehlt, wie die fehlgeschlagenen E-Mails von seinen Domains behandelt werden sollen. In der ersten Phase wird in den DNS-Einträgen eine Richtlinie festgelegt, die nur für Berichte gilt. Dennoch sollten die Administratoren die Quarantäne- oder Ablehnungsrichtlinie so schnell wie möglich erreichen, um eine maximale Zustellbarkeit zu gewährleisten.
  • Berichterstattung: Diese Funktion ermöglicht es den Absendern, Berichte über die Authentifizierungsqualität von der Empfangsseite zu erhalten.
  • Identitätsabgleich: Dies ist eine zusätzliche Ebene zum SPF- und DKIM-Domain-Abgleich. Hier muss mindestens eine der authentifizierten Domains mit der in der „From“-Kopfzeile angegebenen übereinstimmen.

Es kostet zwar Zeit und Mühe, aber wenn DMARC richtig konfiguriert ist, kann es eine wichtige Art von Phishing-Angriffen verhindern – das Versenden einer E-Mail von einer identischen Absenderadresse. Die Effizienz dieses Protokolls ist viel höher als bei SPF und DKIM.

Die Implementierung dieses Protokolls hilft bei der Zustellbarkeit, da für große Postfächer eine DMARC-konforme Authentifizierung erforderlich ist. Durch die Implementierung dieser Technologie kann das Unternehmen die Posteingänge seiner Kunden problemlos erreichen.

Fazit

Die Sicherstellung der Zustellbarkeit ist ein entscheidender Schritt für jedes Unternehmen, das E-Mail als Kommunikationsmethode wählt. Während der Inhalt und der Aufbau von Vertrauen einfach erscheinen mögen, ist der technische Teil eine objektive Herausforderung. Aus diesem Grund gibt es Unternehmen wie EasyDMARC.

Wir helfen Unternehmen dabei, eine sichere interne und externe E-Mail-Umgebung einzurichten, ihre Richtlinien kontinuierlich zu überwachen und zu verbessern und gleichzeitig die Vertrauenswürdigkeit bei Kunden und Partnern zu erhöhen.

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