Existen múltiples ventajas para el uso de cuentas de correo electrónico comercial. En la actualidad se espera que la mayoría de las empresas hagan uso de una por razones profesionales. Nos toca preguntar entonces: ¿qué es una cuenta de correo electrónico comercial?
Las direcciones de correo comerciales usan el nombre de dominio de tu empresa después de la arroba (@) en lugar del nombre de un dominio público genérico tal como Gmail o Yahoo!. Si bien no es un requisito estricto para ninguna compañía, estas cuentas de correo profesionales tienden a ofrecer beneficios inmediatos.
Podemos empezar resaltando el hecho de que el consumidor promedio confía mucho más rápido en la información que le es dirigida a través de direcciones de correo comercial con el nombre de la empresa centrado al frente, en vez de una dirección como «[email protected]«.
Ahora vamos a conversar acerca de cómo crear una cuenta de correo comercial y los beneficios de mantenerla en uso para tus comunicaciones corporativas.
Proveedores de cuentas de correos corporativos
Si estas considerando crear una red de correo electrónico para tu empresa, tienes bastantes opciones a tu disposición. Los mayores proveedores de servicios de correo empresarial son Google Workspace, Office 365, Amazon WorkMail y Yahoo! Small Business. Estos servicios ofrecen a cualquier compañía una infraestructura de cuentas de correo con fines profesionales a precios razonables.
Además de los servicios de correo, estas soluciones suelen brindarle a tu compañía una plataforma integrada para organizar tus planes de trabajo. Estas incluyen un calendario, aplicación para captar notas, un servicio de nube para almacenar documentos, chat interno y videoconferencias.
Los proveedores de correos también hacen más para ofrecer protección adicional a tus correos electrónicos, así como a los activos digitales de tu empresa. Casi todas estas empresas ofrecen servicios de encriptación de extremo a extremo, protección contra spam, malware, y autenticación multifactor, así como otras soluciones de seguridad.
Acceso
Una de las mayores ventajas que ofrece la seguridad con cuentas de correo comerciales es la administración del acceso a tu red, es decir: la capacidad de controlar quién usa tu cuenta de correo corporativa en todo momento.
Podemos ilustrar esto con un ejemplo que puede verse como extremo, pero que permite ilustrar el punto: imagina que todos los empleados de empresas pequeñas usaran correos electrónicos personales para asuntos de trabajo. Suponiendo incluso que los clientes de dichos negocios reconozcan estos correos electrónicos, el nivel de confianza hacia estos no sería muy amplio
Pero, ¿qué sucede si un empleado renuncia o es despedido? Este todavía tendría control de una cuenta de correo usada para tratar asuntos de la empresa. Esta dirección de correo no es oficial, pero los clientes con los que ha estado en contacto ya reconocen la dirección como confiable. Esta situación es una de muchas que representan una amenaza para cualquier empresa en torno a su seguridad.
Por otro lado, al usar cuentas de correo comerciales, tienes acceso exclusivo a la intranet de la compañía y controlas quien tiene acceso y no. El administrador decide quién puede y quién no tiene autorización para inicios de sesión, así como cambiar el acceso de los archivos que circulan en la infraestructura de correos de la empresa. También es posible eliminar fácilmente una dirección si un empleado dejase la empresa. De esta manera, mantienes completo control sobre el acceso a las cuentas de correo de tu operación.
Seguridad
Los proveedores de correos empresariales, como Google y Microsoft ofrecen protección contra el spam de última generación y totalmente personalizable de acuerdo a los servicios que requieras. Como administrador, tienes la opción de configurar tus filtros de acuerdo a tus necesidades comerciales.
Para disminuir el impacto negativo de los correos masivos que llegan a tu bandeja de entrada, puedes ajustar los filtros de tu correo con acciones predeterminadas ante mensajes masivos. Si deseas ser más preciso, puedes incluso crear una lista negra de remitentes que serán filtrados en el acto.
Paralelamente, también puedes crear una lista blanca de remitentes, donde solo unos pocos remitentes seleccionados pre aprobados manualmente pueden enviarte mensajes de correo. La mayoría de estos servicios también ofrecen la opción de poner en cuarentena cierto tipo de mensajes tales como aquellos que no son deseados para su posterior revisión antes de admitirlos a la bandeja de entrada.
Gestiones
Para el manejo de gestiones, tienes la figura del Súper administrador: es un rol que tiene el director ejecutivo de una organización con el poder de monitorear las cuentas de correo de la infraestructura de la empresa, así como las cuentas especialmente seleccionadas con acceso autorizado.
Una cuenta de correo empresarial te permite revisar el contenido de las comunicaciones enviadas y recibidas en tu flujo diario de envíos. Esto también permite la aplicación de filtros contra mensaje de índole inapropiados o mensajes de spam. Los administradores con rol de súper administrador también pueden rastrear y administrar el acceso a cuentas individuales.
Ser propietario de una direccion de correo electrónico comercial con dominio de tu empresa también ayuda a optimizar la administración de tus operaciones a nivel técnico.
Los súper administradores pueden configurar los registros DNS del dominio, implementando las políticas SPF, DKIM y DMARC para mejorar la capacidad de entrega de correos con fines comerciales y para proteger a tu empresa contra ataques cibernéticos.
Tamaño de los archivos adjuntos
El tamaño promedio de un archivo adjunto para los servicios de correos gratuitos es alrededor de 10 MB. Este es el límite aceptable para la mayoría, sin embargo, para las empresas esto puede representar un obstáculo. Por esta razón los proveedores de correos empresariales suelen ampliar este límite.
Por ejemplo, con Google Workspace el límite del tamaño promedio de cualquier archivo es de 25 MB para los correos salientes y 50 MB para los correos entrantes. Cualquier archivo por encima de esta métrica hace necesario el uso de Google Drive para compartir el contenido. Si bien el correo no es una forma ideal de compartir archivos grandes, muchas empresas requieren un límite elevado y la mayoría de los proveedores están dispuestos a ofrecerlo.
Precios por usuario
La principal competencia entre proveedores de correos empresariales es entre Google y Microsoft. Al ser un lugar común para comprar un plan de correo comercial, Google ofrece una amplia variedad de opciones y precios con paquetes «G-Suit», el servicio que proporciona Gmail para empresas y organizaciones.
La versión básica de G-Suite cuesta 6 dólares por usuario al mes en promedio. El servicio ofrece todas las características que necesitas, pero con almacenamiento limitado.
La siguiente opción es el plan de negocios, con un costo promedio de 12 dólares por usuario mensual. Este es la opción más popular, sin límites de almacenamiento. Finalmente, esta su plan empresarial, el cual tiene un costo de 25 dólares por usuario cada mes. Este paquete ofrece todas las funciones de forma ilimitada además de controles avanzados de administración para los directores de la compañía.
Las alternativas a Google Workspace, tales como Office 365 de Microsoft ofrecen una estructura de precios similar, con costos que varían en diversos aspectos menores. En última instancia, todo se reduce a tus preferencias como usuario.
Conclusión
Las direcciones de correo comerciales o con fines empresariales agregan capas adicionales de confianza y profesionalismo a tu empresa, sin embargo, también tienen un uso práctico. Mantener tus archivos y la comunicación de tu empresa a resguardo en un solo lugar y con absoluto control sobre estos datos es primordial para la seguridad de tu compañía y de tus clientes.
El uso de cuentas de correo con dominio propios también ayuda a administrar la infraestructura de tu correo empresarial para protegerla de amenazas de cibernéticas.