E-Mails sind für Unternehmen auf der ganzen Welt ein wichtiges Kommunikationsmittel. Sie werden häufig sowohl für die interne als auch für die externe Zusammenarbeit genutzt. Dennoch sind sie nicht von Haus aus sicher und werden häufig von Angreifern missbraucht.
Cyberkriminelle nutzen E-Mail-Kanäle aktiv, um Malware und Viren zu verbreiten und Benutzer zu täuschen. Laut einer Untersuchung von PurpleSec werden 66% der Malware über bösartige E-Mail-Anhänge installiert.
Selbst die sicherste E-Mail-Infrastruktur reicht für ein kleines Unternehmen oder einen Großkonzern allein nicht aus. Unabhängig davon, ob ein Unternehmen groß oder klein ist, muss es immer noch bewährte Verfahren für die E-Mail-Sicherheit im Unternehmen integrieren. Eine andere Studie zeigt, dass 43% der Cyberangriffe auf kleine Unternehmen abzielen. Hacker bedrohen also Unternehmen unabhängig von ihrer Größe und Art.
Lesen Sie weiter, um 10 Best Practices für die E-Mail-Sicherheit in Unternehmen im Jahr 2022 zu entdecken. Sie erfahren, wie Sie mögliche Angriffe verhindern und die Anfälligkeit von Daten umgehen können.
Was sind die Best Practices für die E-Mail-Sicherheit in Unternehmen im Jahr 2022?
Obwohl es zahlreiche Strategien für sichere Geschäfts-E-Mails gibt, entwickeln sie sich ständig weiter und bringen neue Trends mit sich.
Mit den folgenden Best Practices für die E-Mail-Sicherheit in Unternehmen können Sie messbare Ergebnisse erzielen – allerdings nur mit einem strategischen, konsequenten und dauerhaften Ansatz.
Nr. 1: Implementieren Sie E-Mail-Authentifizierungsprotokolle
E-Mail-Authentifizierungsprotokolle (DMARC, DKIM und SPF) werden zur Authentifizierung von Nachrichten verwendet, die von einer Unternehmensdomain gesendet werden. Sie helfen, Phishing, E-Mail-Spoofing und andere Cyberbedrohungen zu verhindern. Vereinfacht ausgedrückt, kommunizieren der sendende und der empfangende E-Mail-Server miteinander und überprüfen die Protokolle im DNS doppelt.
Neben der Sicherheit sind ein größeres Vertrauen in die Marke und höhere Zustellungsraten die wichtigsten Vorteile von E-Mail-Authentifizierungsprotokollen.
Nr. 2: Verwenden Sie Zwei-Faktor- oder Multi-Faktor-Authentifizierung
Die Zwei-Faktor-Authentifizierung ist ein entscheidendes Merkmal für sichere Geschäfts-E-Mails. Hacker stehlen oft Passwörter und Anmeldedaten, um ihre Angriffe auszuführen. Wenn jedoch alle Mitarbeiter des Unternehmens über eine Zwei- oder Multi-Faktor-Authentifizierung verfügen, reichen die Anmeldedaten allein nicht aus, um die Ziele der Hacker zu erreichen.
Um sich Zugang zu verschaffen, benötigen Cyberkriminelle einen weiteren Code, der Ihnen in der Regel per SMS, Sprachanruf, E-Mail oder Einmalpasswort mitgeteilt wird. Falls Sie dies noch nicht getan haben, sollten Sie die Zwei- oder Multi-Faktor-Authentifizierung einführen, um sich gegen gängige E-Mail-Sicherheitsprobleme zu schützen und Ihre geschäftlichen E-Mails so sicher wie möglich zu machen.
Nr. 3: Erkennen und verhindern Sie Phishing-E-Mails
Phishing-E-Mails sind oft nur schwer zu erkennen. Cyberkriminelle nutzen die Taktik der Imitation, um die Nachricht als legitim und so überzeugend wie möglich erscheinen zu lassen. Deshalb müssen Unternehmen besonders darauf achten, ihre Mitarbeiter für Phishing zu sensibilisieren.
Phishing-E-Mails sind in der Regel als offizielle E-Mails von seriösen Dienstleistern getarnt. Sie sind so gestaltet, dass sie die Empfänger zu bestimmten Handlungen verleiten, z. B. zur Preisgabe vertraulicher Daten, zur Preisgabe von Anmeldedaten oder zum Klicken auf bösartige Links.
Cyberkriminelle nutzen Gründe wie verdächtige Anmeldeaktivitäten bei Ihrem Konto, Probleme mit Zahlungseinstellungen, neue Dokumente oder verfügbare Updates, um ihre Phishing-Betrügereien durchzuführen. Wenn Sie jedoch vorsichtig genug sind, werden Sie Fehler in der E-Mail-Adresse und der Grammatik des Textes bemerken, die die Nachricht zweifelhaft erscheinen lassen.
Nr. 4: Vermeiden Sie den Zugriff auf E-Mails über öffentliches WLAN
Alle Aktionen, die Sie über ein öffentliches WLAN durchführen, können von Hackern leicht mitverfolgt werden. Die Verwendung von Open-Source-Paketschnüfflern reicht aus, um auf Ihre Informationen zuzugreifen. Selbst wenn Sie mit einem öffentlichen WLAN verbunden sind, sich aber nicht bei Ihrem geschäftlichen E-Mail-Konto angemeldet haben, werden Ihre Daten automatisch aktualisiert. Auf diese Weise gefährden Sie Ihre Kontodaten.
Verwenden Sie immer ein vertrauenswürdiges Netzwerk, um sich bei Ihren geschäftlichen E-Mail-Konten anzumelden, wenn Sie sich außerhalb des Büros befinden. Die Verwendung mobiler Daten für den Zugriff auf arbeitsbezogene Informationen kann diese ebenfalls anfällig für Angriffe machen.
Nr. 5: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in Sachen E-Mail-Sicherheit
In einem Unternehmen stehen die Probleme in direktem Zusammenhang mit allen Mitarbeitern․ Die Schulung Ihrer Mitarbeiter in Bezug auf gute E-Mail-Sicherheitspraktiken für Unternehmen und deren Bedeutung ist im heutigen digitalen Zeitalter von entscheidender Bedeutung.
Erwägen Sie die Einführung von Protokollen zur Sensibilisierung für Phishing und E-Mail-Sicherheit, um Ihr Team über aktuelle Bedrohungen und moderne Richtlinien zur Unternehmenssicherheit zu informieren. E-Mail-Phishing-Taktiken entwickeln sich ständig weiter; daher ist es wichtig, über neue Sicherheitsmaßnahmen auf dem Laufenden zu bleiben.
Nr. 6: Wählen Sie sichere Passwörter
Früher gab es das Klischee, dass ein komplexes Passwort so lang wie möglich sein muss. Doch wenn es leicht zu knacken ist, wird es auch geknackt, egal wie viele Zeichen es hat. Die Länge des Passworts ist jedoch nur ein Aspekt einer guten Passworthygiene.
Verwenden Sie nicht zusammenhängende Wörter oder Buchstabenkombinationen, fügen Sie ein paar Zeichen und Zahlen hinzu, und Sie erhalten ein stärkeres Ergebnis, um Ihre geschäftlichen E-Mails zu schützen.
Nr. 7: Verwenden Sie niemals geschäftliche E-Mails für private Zwecke
Das Versenden von persönlichen Nachrichten über eine geschäftliche E-Mail erhöht das Risiko von Phishing-Angriffen. Um die E-Mail-Sicherheit in Unternehmen zu verbessern, sollten Sie es vermeiden, eine geschäftliche E-Mail-Adresse außerhalb ihres Aufgabenbereichs zu verwenden. Das Gleiche gilt für persönliche E-Mail-Konten. Arbeitsbezogene E-Mails müssen immer von der Domain des Unternehmens aus gesendet werden.
Vor dem Start eines Phishing-Angriffs sammeln Cyber-Kriminelle online Informationen mit speziellen Tools. Eine Zielperson, die eine geschäftliche E-Mail-Adresse für persönliche Zwecke nutzt, ist in den Augen eines Angreifers verwundbar. Es ist einfacher, einen Angriff durchzuführen und Malware zu verbreiten.
Nr. 8: Klicken Sie niemals auf Links oder laden Sie Anhänge in einer verdächtigen E-Mail herunter
Zu den bewährten Verfahren für die E-Mail-Sicherheit in Unternehmen gehört der Umgang mit verdächtigen Nachrichten. Oft zeigt der Link in einer Cyberangriffs-E-Mail einen erkennbaren Domain-Namen, leitet den Benutzer aber zu einer bösartigen Quelle. Verwenden Sie die neuesten Antiviren- oder Anti-Malware-Tools, um die Installation von Malware beim Anklicken zu vermeiden.
Anhänge und Links sind die Hauptquellen für bösartige Inhalte. Wenn Sie mit dem Mauszeiger über den eigentlichen Link fahren und ein anderer Link angezeigt wird, klicken Sie niemals auf diesen. Überprüfen Sie den Link lieber, indem Sie ihn in ein neues Fenster eingeben.
Nr. 9: Aktualisieren Sie regelmäßig Ihre Datenschutzeinstellungen
Cyberkriminelle entwickeln immer neue Betrugsmethoden. Aus diesem Grund müssen Unternehmen ihre Datenschutzeinstellungen regelmäßig aktualisieren, um Verstöße oder verdächtige Aktivitäten zu erkennen. Wenn Sie einen unbefugten Anmeldeversuch bei Ihrem Konto bemerken, sollten Sie Maßnahmen ergreifen, um die Sicherheit Ihrer geschäftlichen E-Mails zu erhöhen.
Nr. 10: Senden Sie keine geschäftlichen E-Mails von ungesicherten Geräten
Außerhalb des Büros können Mitarbeiter persönliche Geräte verwenden, um sich bei ihren Firmenkonten anzumelden und E-Mails zu versenden. Diese Praxis wurde zunehmend üblich, als die Remote-Arbeit im Zuge der COVID-19-Pandemie anstieg. Ein privater Computer oder ein anderes Gerät, das nicht für die Arbeit bestimmt ist, ist jedoch möglicherweise nicht ausreichend geschützt und kann leicht mit Malware infiziert werden.
Verwenden Sie Ihr Firmenkonto auf sicheren Geräten und setzen Sie eine fortschrittliche E-Mail-Sicherheitssoftware ein. So lassen sich Phishing-Bedrohungen, Identitätswechsel und andere bösartige Cyberangriffe verhindern.
Fazit
Sicherheitsverbesserungen sind für alle geschäftlichen E-Mail-Konten unerlässlich, reichen aber allein nicht aus. Bewährte E-Mail-Sicherheitspraktiken für Unternehmen sind ebenso wichtig. Die Umsetzung dieser Maßnahmen hilft, Ihr Unternehmensnetzwerk vor Cyberbedrohungen zu schützen.
Cyberkriminelle sind sehr geschickt darin, Menschen zu manipulieren. Deshalb ist es für alle Unternehmen und ihre Mitarbeiter unerlässlich, ihre Taktiken zu erkennen und Richtlinien für die Cybersicherheit zu implementieren.
Wenn Sie mehr über bewährte Verfahren für die E-Mail-Sicherheit in Unternehmen erfahren und neue Tipps und Techniken entdecken möchten, sollten Sie unseren Blog weiter verfolgen.